Hogyan adj visszajelzést a különböző személyiségtípusoknak? Példamondatokkal

Két csapatvezető ugyanazon a napon ugyanarról ad visszajelzést. Egy negyedéves jelentés hibás régiós adatokkal ment ki, és ezt egy ügyfél vette észre. Az egyik vezető a napi gyors megbeszélés végén, fél percben hozza szóba. A másik négyszemközti találkozót szervez, elviszi a javított fájlt, és végigveszi, hogyan történt a hiba. Mindkét megközelítés van, akinek jobban megfelel. A visszajelzés lényege ugyanaz, de az időzítés, a helyzet, a részletesség és az első mondat más.

Ez az útmutató abban segít, hogyan adj és fogadj visszajelzést a négyszínű modellben piros, sárga, zöld vagy kék beállítottságú kollégákkal. Mindegyik színnél megnézzük, mikor és hol érdemes visszajelzést adni, mennyi részlettel készülj, mivel kezdj, mitől sülhet el rosszul a mondandód, és milyen természetes mondatokat használhatsz. Arról is szó lesz, hogyan adnak jellemzően visszajelzést az egyes színekhez tartozó emberek, és hogyan kérheted azt a fajta visszajelzést, amire neked van szükséged.

Három döntés, amely meghatározza, hogyan fogadják a visszajelzést

Minden beszélgetés előtt három döntést hozol, gyakran észrevétlenül. Az első az időzítés: azonnal beszélsz róla, még aznap később, vagy egy előre egyeztetett megbeszélésen? A második a helyzet: mások előtt, négyszemközt vagy írásban? A harmadik a kezdés: a problémával, a háttérrel, a kapcsolatotokkal vagy a tényekkel indítasz?

Ezekben a kérdésekben sokan a saját igényeikből indulnak ki. Egy piros beállítottságú vezető általában azonnal és egyenesen ad visszajelzést, mert ő maga is ezt szeretné. Egy zöld beállítottságú vezető inkább kivár egy nyugodt, négyszemközti alkalmat, és óvatosabban kezd. Egyik megközelítés sem rossz, de mindkettő félremehet bizonyos kollégáknál. Az alkalmazkodás azt jelenti, hogy ezt a három döntést a másik emberhez igazítod, miközben a visszajelzés lényegén nem változtatsz.

Hogyan adj visszajelzést egy piros beállítottságú kollégának?

Az erősen piros beállítottságú emberek általában gyors, rövid és egyértelmű visszajelzést szeretnének. Értékelik az egyenességet, és elveszíthetik a türelmüket, ha hosszú a felvezetés, vagy a finomkodó üzenetből nekik kell kihámozniuk a lényeget. Sokuknak a négyszemközti helyzet kevésbé fontos, mint a gyorsaság, de a csapatuk előtti kritika számukra is a tekintélyük megkérdőjelezésének tűnhet. Ezért biztosabb négyszemközt beszélni velük.

Kezdd a problémával és azzal, hogyan hatott az eredményre. Utána mondd el, mit kérsz helyette, majd állj meg, és hagyd, hogy válaszoljanak. Gyors reakcióra számíts, akár ellenvetésre is. Ez sokszor azt jelzi, hogy foglalkoznak a kérdéssel, nem azt, hogy védekeznek. Ami rosszul sülhet el: a hosszú felvezetés, a homályos célzások, a kritikát elfedő túl sok dicséret és a konkrét kérés nélküli visszajelzés.

• "Hibásak voltak a jelentés régiós adatai, és az ügyfél vette észre. Azt kérem, hogy mielőtt bármi kimegy egy ügyfélnek, valaki más is ellenőrizze a számokat."
• "A csapat megkérdezése nélkül döntöttél a beszállítót érintő kérdésben. Lehet, hogy jó a döntés, de most ketten úgy érzik, kihagytad őket. Legközelebb előbb kérdezd meg őket."
• "Mire van szükséged tőlem ahhoz, hogy ez működjön?"

Hogyan adj visszajelzést egy sárga beállítottságú kollégának?

Az erősen sárga beállítottságú emberek általában szívesebben kapnak visszajelzést szóban, mint írásban, mert számukra a hangnem is az üzenet része. Egy rövid, kritikus e-mail dühösnek vagy elutasítónak hathat. A javítást célzó visszajelzést négyszemközt add. A dicséret viszont lehet nyilvános, és gyakran sokat jelent nekik.

Kezdd azzal, hogy megerősíted a kapcsolatotokat, majd a személy helyett egy konkrét viselkedésről beszélj. Maradj a kézzelfogható dolgoknál: egy példa, egy következmény és egy változtatás. Egyezzetek meg a következő lépésben, és írjátok is le együtt, mert egy barátságos beszélgetés végén könnyen lehet, hogy másra emlékeztek a megállapodásból. Ami rosszul sülhet el: a mások előtti kritika, a rideg hangnem, a hozzáállásról szóló általános kijelentések és a problémák egyszerre rázúdított hosszú listája.

• "Szeretek veled dolgozni, és szeretnék beszélni egy dologról, ami most gondot okoz."
• "A legutóbbi két ügyféltalálkozón úgy egyeztél bele határidőkbe, hogy előtte nem kérdezted meg a csapatot. Mindkétszer későbbre kellett tennünk őket. Kérlek, mielőtt megerősítesz egy dátumot, előbb egyeztess velem."
• "Írjuk le, miben állapodtunk meg, hogy mindketten ugyanarra emlékezzünk."

Hogyan adj visszajelzést egy zöld beállítottságú kollégának?

Az erősen zöld beállítottságú emberek általában nyugodt, négyszemközti beszélgetésben szeretnek visszajelzést kapni, kapkodás nélkül. Mondd el előre, miről szól majd a találkozó, hogy ne érje őket váratlanul, de a meghívás és a beszélgetés között ne teljen el több nap. A hosszan tartó bizonytalanság rosszabbul eshet, mint maga a visszajelzés.

Kezdd azzal, hogy tisztázod a beszélgetés célját, és megerősíted a kapcsolatotokat. Utána világosan írd le a problémát, és azt is, pontosan meddig terjed a felelősségük, nehogy a kelleténél több hibát vegyenek magukra. Kérdezd meg, ők hogyan látják a helyzetet, és adj időt a válaszra. Lehet, hogy kell nekik egy nap, amíg összeszedik a gondolataikat, ezért ajánlj fel egy újabb beszélgetést. Arra viszont figyelj, hogy ne finomítsd addig az üzenetet, amíg elvész a lényege. Ha nem mondod ki egyértelműen, hogy a probléma fontos, egy zöld beállítottságú kolléga azt hiheti, csak apróságról van szó. Ami rosszul sülhet el: a mások előtti kritika, a felemelt hang, a folyosón váratlanul kapott visszajelzés és az azonnali válasz sürgetése.

• "Szeretnék ma délután 15 percet beszélni az új csapatnak történő átadásról. Nem sürgős, de szeretném, ha jól menne."
• "Az átadási dokumentumból hiányoztak a beszállítók elérhetőségei, és emiatt az új csapat két napot vesztett. Ez egy hiányosság az egyébként nagyon megbízható munkádban, és a következő átadásra ki kell javítani."
• "Te hogyan láttad ezt? Át is gondolhatod, és holnap visszatérhetünk rá."

Hogyan adj visszajelzést egy kék beállítottságú kollégának?

Az erősen kék beállítottságú emberek általában konkrét, pontos és tényekkel alátámasztott visszajelzést szeretnének. Gyakran előnyben részesítik, ha először írásban kapják meg, vagy legalább a beszélgetés közben előttük vannak a részletek. A négyszemközti helyzet működik a legjobban. Adj nekik időt az információk átnézésére, mielőtt teljes választ vársz.

Kezdd a tényekkel és azzal, mihez viszonyítasz. Hozz példákat. Ha valamiben nem vagy biztos, mondd ki. Egy túlzó állítás kérdéseket vet fel, és a mondandód többi részét is hiteltelenítheti. Számíts a kérdésekre, és tekintsd őket az érdeklődés jelének. Ami rosszul sülhet el: a homályos benyomások, például hogy "mások szerint lassan dolgozol", a saját adataidban lévő hibák, az érzelmekre építő érvelés és az azonnali egyetértés követelése.

• "Szeretnék beszélni a márciusi szerződések felülvizsgálatának idejéről. Itt vannak a dátumok. Az átlag kilenc nap volt, mi pedig öt napban állapodtunk meg."
• "A felülvizsgálatok minősége jó. Az időtartam a gond. A szokásos szerződéseknél elég egy egyszerűbb ellenőrzés. Meg tudjuk határozni, hogy az pontosan mire terjedjen ki?"
• "Szánj egy napot a számok átnézésére, és csütörtökön állapodjunk meg a tervben."

Hogyan adnak visszajelzést az egyes színek?

Ha érted, ki hogyan szokott visszajelzést adni, könnyebb úgy fogadnod a mondandóját, hogy nem látsz bele olyasmit, amit nem is akart közölni.

A piros beállítottságú kollégák többnyire gyorsan és kendőzetlenül adnak visszajelzést, gyakran pozitív felvezetés nélkül. A kritika általában a munkádnak szól, nem neked mint embernek. Kérdezd meg, milyen eredményt szeretnének, és sokszor egyértelmű választ kapsz. A sárga beállítottságú kollégák általában kedvesen, néha kerülő úton fogalmaznak, és a kapcsolat megóvása érdekében akár kerülik is a kritikát. Ha nem világos, mire gondolnak, kérdezz rá egyetlen konkrét dologra, amin változtatnod kellene.

A zöld beállítottságú kollégák gyakran finoman adnak visszajelzést, és a probléma kimondása helyett csak utalnak rá. Egy olyan megjegyzés, mint hogy "Érdemes lenne még egyszer megnézned az ütemtervet", valódi gondot jelezhet. Kérdezz rá egyenesen, mennyire súlyos a helyzet. A kék beállítottságú kollégák általában részletes, írásos visszajelzést adnak, amelyben minden problémát felsorolnak. A hosszú lista nem feltétlenül jelenti azt, hogy rossz a munkád. Kérdezd meg, melyik két pont a legfontosabb.

Hogyan kérd azt a visszajelzést, amire szükséged van?

Ritkán működik, ha csak vársz, hogy pont olyan formában kapj visszajelzést, ahogy neked jó. Egyszerűbb elmondani, mire van szükséged. Jelezd, mi segít neked, és könnyítsd meg a másik dolgát. Ez mind a négy színnél működik, és különösen hasznos, ha a másik ember stílusa nagyon eltér a tiédtől.

Ha piros beállítottságú vagy, lehet, hogy rövidebb visszajelzést szeretnél, de érdemes kifejezetten kérned is, mert egyes kollégák nehezen szánják rá magukat, hogy kritizáljanak valakit, aki ilyen egyenesen kommunikál. Ha sárga beállítottságú vagy, kérj konkrétumokat és írásos összefoglalót. Ha zöld, mondd ki, hogy őszinte kritikát szeretnél, nem megnyugtatást. Ha kék, kérd, hogy először a lényeget mondják el, és csak utána térjenek rá a részletekre.

• "Először a lényeget mondd el. Ha szükségem lesz részletekre, rákérdezek."
• "Mi az az egy dolog, amit másképp csináljak a következő projektben?"
• "Kérlek, mondd el egyenesen. Inkább most halljam, mint az értékelésen."
• "Tudnál küldeni két-három példát, hogy lássam, mi ismétlődik?"
• "Mennyire súlyos ez a probléma: apró javítanivaló, vagy komoly gond?"

Visszajelzés a formális teljesítményértékelésben

A negyedéves vagy éves teljesítményértékelésen ugyanígy érdemes alkalmazkodni, de a mércén nem szabad változtatni. Mindenkit ugyanazokhoz a célokhoz és tényekhez kell mérni, függetlenül a beállítottságától. A visszajelzés módját igazítod az emberhez, ha valakinek előre írásos összefoglalót adsz, másnak pedig először a lényeget mondod el. Ez nem jelenti azt, hogy bárkit a stílusa miatt jobbra vagy rosszabbra értékelnél.

Ne írd bele a teljesítményértékelésbe senkinek a színét, és ne azzal magyarázd a teljesítményét. A "Tipikus kék, túl lassú" címke, nem visszajelzés. A konkrét viselkedést és annak hatását írd le, a modellt pedig hagyd ki az értékelésből.

Mire alkalmasak itt a színek, és mire nem?

Ez a teszt a DISC viselkedési modellre épülő, önkéntesen kitölthető önértékelés. Nem klinikai vagy diagnosztikai eszköz, nem méri fel a mentális egészséget, és nem pszichometriailag validált mérőeszköz. Viselkedési preferenciákat ír le, nem képességet vagy teljesítményt.

Nem szolgálhat kizárólagos alapul felvételi, előléptetési, előszűrési, értékelési vagy bármilyen, valaki megélhetését érintő döntéshez. A visszajelzésben szűk szerepe van: segít megválasztani azt az időzítést, helyzetet és kezdést, amellyel nagyobb eséllyel hallják meg az üzenetedet.