Így tarts személyiségszínekre épülő csapatworkshopot

Egy személyiségtesztre épülő csapatworkshop kétféleképpen végződhet. A jó változatban a résztvevők konkrét megállapodásokkal távoznak arról, hogyan dolgoznak majd együtt: miként jeleznek egy sürgős kérést, mennyi időre van szükségük egy döntés előtt, és ki az, aki egy hosszú csevegés helyett inkább telefonon beszélne. A rossz változatban csak becenevek maradnak. A különbség ritkán a teszten múlik. Sokkal inkább a felkészülésen és azon, hogyan vezetik a foglalkozást.

Ez az útmutató azoknak a csapatvezetőknek és HR-szakembereknek szól, akik 60-90 perces foglalkozást szeretnének tartani az ingyenes ColorType teszttel. Ez a DISC-modellre épülő, négy színt használó önértékelő teszt. Az útmutatóból megtudhatod, mire készülj előre, hogyan épülhet fel a program percre lebontva, milyen két gyakorlatot érdemes kipróbálni, mit kérdezz a közös megbeszélésen, milyen hibákat kerülj el, és mit tegyél egy hónappal később. Feltételezzük, hogy a piros, sárga, zöld és kék típus alapjait már ismered. Ha nem, először olvasd el a négy színtípus áttekintését.

Mire jó egy színworkshop a csapatban, és mire nem?

Egy jól sikerült foglalkozás semleges nyelvet ad a csapatnak azokhoz a különbségekhez, amelyeket máskor könnyű jellemhibának látni. Az „Olyan lassú” helyett azt mondhatjuk: „Szereti látni a számokat, mielőtt elköteleződik egy döntés mellett.” Így a mindennapi súrlódásokról könnyebb beszélni anélkül, hogy bárki támadásnak érezné. Olyan gyakorlati igények is felszínre kerülhetnek, amelyek maguktól ritkán kerülnek szóba, például hogy valaki írásban vagy személyesen szeret visszajelzést kapni.

Egy ilyen foglalkozás nem old meg olyan konfliktust, amely valójában a munkaterhelésről, a fizetésről, a tisztázatlan szerepekről vagy egy vitatott döntésről szól. Ha a csapatodban ilyen gond van, a személyiségworkshop úgy hathat, mintha ki akarnád kerülni. Előbb foglalkozz a valódi problémával, vagy legalább nevezd meg. Akkor tartsd meg a workshopot, amikor a csapat hasznosnak látja majd, nem figyelemelterelésnek.

Mielőtt bármi mást megterveznél, fogalmazd meg a célt egy mondatban. Például: a foglalkozás végére megegyezünk abban, hogyan adjuk át a sürgős feladatokat, és milyen számunkra egy jó heti megbeszélés. A konkrét cél segít elkerülni, hogy az egész alkalom csupán arról szóljon, hogy mindenki magáról mesél.

A foglalkozás előtt: önkéntesség, adatvédelem és közös szabályok

Egy ilyen workshopon a bizalom már azelőtt épül, hogy bárki megnyitná a tesztet. Egy héttel korábban küldj rövid üzenetet a célról, a menetrendről és a közös szabályokról, és jelezd, hogyan tehetnek fel kérdéseket négyszemközt.

A részvétel legyen valóban önkéntes. Bárki kihagyhatja a tesztet, részt vehet anélkül, hogy bármit megosztana, vagy távol is maradhat. Ne kérdezd meg utólag, miért döntött így. Ha a távolmaradás társas nyomással jár, az emberek nagyobb eséllyel adnak olyan válaszokat, amelyekről azt gondolják, hogy mások hallani szeretnék.

• Önkéntes részvétel: a teszt kitöltése és a foglalkozáson való részvétel is szabadon választható, az elutasításnak nincs következménye.
• Senki sem köteles megosztani az eredményét: azt bárki teljesen megtarthatja magának, és így is részt vehet minden gyakorlatban.
• Részleges megosztás is rendben van: valaki csak a legerősebb színét vagy az első két színét is elmondhatja, a százalékos megoszlás nélkül.
• Az eredmény az adott személynél marad: a foglalkozás vezetője nem gyűjt képernyőképeket és nem vezet táblázatot, kivéve, ha ehhez az egész csapat kifejezetten hozzájárul.
• Nincs helye az értékelésekben: az eredmények nem kerülnek be a teljesítményértékelésbe, az előléptetésről vagy a projektfeladatok elosztásáról szóló egyeztetésekbe, illetve semmilyen más, valaki munkáját érintő döntésbe.
• Előre egyeztetett lezárás: még a foglalkozás előtt döntsétek el, mi történik az ott rögzített anyagokkal, például a táblára rajzolt csapattérképpel, és mikor törlitek őket.

Egy 90 perces foglalkozás mintaprogramja

Az alábbi program 90 percet tölt ki. Ha csak 60 percetek van, kérd meg a résztvevőket, hogy előre töltsék ki a tesztet, a második gyakorlatot pedig hagyd el vagy tedd át egy későbbi megbeszélésre. Az időbeosztás legyen látható a képernyőn vagy a falon, hogy a foglalkozás időben véget érjen.

• 0-10. perc, cél és közös szabályok: mondd el az egymondatos célt, ismételd át szóban az adatvédelmi szabályokat, és röviden tisztázd, mit ír le a négy szín, és mit nem.
• 10-20. perc, a teszt: aki szeretne részt venni, a saját telefonján vagy laptopján kitölti a 21 kérdéses tesztet. A kitöltésre szánj körülbelül 5 percet, a fennmaradó időt pedig hagyd meg az eredmény elolvasására.
• 20-30. perc, egyéni átgondolás: mindenki leírja, mi az az egy dolog az eredményében, ami illik a munkamódjára, és mi az az egy, ami nem. Egyelőre senki sem osztja meg a válaszát.
• 30-45. perc, önkéntes csapattérkép: aki szeretné, elhelyezi magát a térképen, majd a csoport az egész csapatban látható mintázatokról beszél, nem az egyes emberekről.
• 45-65. perc, első gyakorlat: hogyan szeretem megkapni a sürgős kéréseket?
• 65-80. perc, második gyakorlat: milyen számomra egy jó megbeszélés?
• 80-90. perc, megállapodások és lezárás: írjatok le két-három konkrét együttműködési szabályt, erősítsétek meg, mi lesz a feljegyzésekkel, és tűzzétek ki az utánkövetés időpontját.

A teszt kitöltése és az eredmények közös értelmezése

Kérd meg a résztvevőket, hogy egyetlen helyzetre gondolva válaszoljanak: hogyan viselkednek a munkahelyükön egy átlagos héten, nem pedig a legszorítóbb határidő idején vagy otthon. Ez önértékelő teszt, így az eredmény azt tükrözi, ki hogyan látja a saját viselkedését. Ha végig ugyanarra a helyzetre gondolnak, könnyebb értelmezni az eredményt.

Amikor megjelennek az eredmények, adj mindenkinek néhány csendes percet, hogy elolvassa a sajátját, mielőtt bármit megosztanátok. Lesz, aki örül, lesz, akit meglep az eredmény, mások pedig nem értenek egyet vele. Mindegyik reakció rendben van. Az dönti el, hogy találónak érzi-e az eredményt, aki kitöltötte a tesztet.

Röviden magyarázd el az eredmény felépítését: van egy elsődleges szín, egy másodlagos szín, valamint a négy szín százalékos megoszlása. Hívd fel a figyelmet arra, hogy a megoszlás fontos árnyalatot ad a legfelül szereplő színhez. Más a profilja annak, akinél a kék 31, a zöld pedig 29 százalék, mint annak, akinél a kék 55 százalék, még ha mindkettőjük elsődleges színe a kék is.

A teszt az összetartozó válaszok következetességét is ellenőrzi. Ha valakinél alacsony következetességet jelez az eredmény, különös óvatossággal értelmezzétek. Ez nem jelenti azt, hogy bármit rosszul csinált volna. Ezt még a kitöltés előtt mondd el, hogy később senki ne érezze magát kipécézve.

Csapattérkép címkézés nélkül

A csapattérkép emlékezetes része a foglalkozásnak, de körültekintően kell használni. Rajzolj egy nagy négyzetet a táblára vagy egy közös digitális felületre, és oszd négy színes mezőre. Kérd meg a résztvevőket, hogy tegyenek egy pontot oda, ahol szerintük a színeik aránya alapján helyet foglalnak el: egyenletes megoszlásnál a középpont közelébe, erős dominancia esetén valamelyik sarok felé, szoros elsődleges és másodlagos színnél pedig két mező közé. A név feltüntetése nem kötelező. Ha a bizalom még csak most épül, jó választás a név nélküli pont.

Ezután a térkép egészéről beszélgessetek. Hasznos megfigyelés például: „A legtöbb pontunk a gyors, feladatorientált oldalon van, ezért lehet, hogy átugorjuk azt a lépést, amikor valaki ellenőrzi a részleteket.” Vagy: „Kevés a sárga a térképünkön. Ki hoz új lendületet, amikor egy hosszú projekt elakad?” Az már kevésbé hasznos, hogy „Akkor Tomi a mi pirosunk.” Tereld vissza a hozzászólásokat a csapatra és a közös munkára.

A négy mező felirata legyen egyszerű. Írd fel a négy szín nevét és egy rövid viselkedésleírást, értékítélet nélkül. Egy játékos címke, például a „lassú sarok” megnevettetheti a társaságot, de tartós bélyeggé is válhat.

Két gyakorlat, amelyből közös munkaszabályok születnek

Ezek a gyakorlatok kézzelfogható megállapodásokká alakítják a beszélgetést. Mindkettő ugyanarra az alapra épül: mindenki papíron vagy öntapadós cetlin válaszol egy konkrét kérdésre, a válaszokat jól látható helyre teszitek, majd megkeresitek azokat a különbségeket, amelyek számítanak a mindennapi munkában. Az is bekapcsolódhat, aki nem osztotta meg a színét.

Az első gyakorlat arról szól, hogyan szeretné mindenki megkapni a sürgős kéréseket. Minden résztvevő három rövid választ ír: melyik kommunikációs csatorna a legjobb számára, mit tartalmazzon az üzenet, és mitől válik stresszessé egy sürgős kérés. Egy inkább piros kollégának elég lehet egyetlen sor a határidővel. Akinek a kék az elsődleges színe, az lehet, hogy előbb szeretné ismerni a hátteret és pontosan tudni, milyen eredményt várnak tőle. Egy inkább zöld kolléga azt mondhatja, hogy nincs gondja a sürgős kérésekkel, csak ne figyelmeztetés nélkül, a munkanap végén érkezzenek. A válaszokból alkossatok rövid csapatszabályt, például: a sürgős kéréseket csevegőüzenetben küldjük, az üzenet a „sürgős” szóval kezdődik, és szerepel benne a határidő, valamint az elvárt eredmény.

A második gyakorlatban mindenki arra válaszol, milyen számára egy jó megbeszélés. Két mondatot kell befejezni: „Akkor érte meg részt vennem egy megbeszélésen, ha...” és „Akkor távozom csalódottan egy megbeszélésről, ha...” Gyűjtsd össze a kártyákat, és rendezd őket témák szerint. Ilyen téma lehet a végére megszülető egyértelmű döntés, az előre elküldött napirend, az átbeszélésre szánt idő vagy az, hogy mindenkitől kérnek véleményt, és nem kell versenyeznie a szóért. Válasszatok ki egy-két változtatást, amelyet a következő négy rendszeres csapatmegbeszélésen kipróbáltok.

Mindkét gyakorlat maradjon a közös munkavégzésnél. Ha a beszélgetés egyetlen ember szokásairól szóló vitává válik, tereld vissza a figyelmet arra a megállapodásra, amelyet a csoport éppen megfogalmaz.

Kérdések a közös megbeszéléshez

A jó megbeszélő kérdések helyzetekre és viselkedésre irányulnak, nem az emberek színére. Haladjatok körbe, és kérj mindenkitől rövid választ, de lehessen passzolni is. Így a csendesebb résztvevők is szóhoz juthatnak anélkül, hogy kellemetlen helyzetbe kerülnének.

• Az eredményed melyik része illik ahhoz, ahogyan ebben a csapatban dolgozol, és melyik nem?
• Mikor működik a legjobban ez a csapat, és milyen egyéni igények jelennek meg ezekben a helyzetekben?
• Hol kezdődik nálunk általában a súrlódás: a határidőknél, a feladatok átadásánál, a döntéseknél vagy a visszajelzéseknél?
• Mit szeretnél, ha a kollégáid tudnának arról, hogyan szeretsz rossz hírt kapni?
• Melyik szokásunk kényelmes egyeseknek, miközben másoknak észrevétlenül többletmunkát okoz?
• Mi az az egy dolog, amit jövő héten másképp fogsz csinálni, és miből vehetnénk ezt észre?

Gyakori hibák, amelyek tönkretehetik a workshopot

Néhány gyakori hiba alááshatja a színworkshopot. A foglalkozás vezetőjének mindegyikre figyelnie kell.

• Az eredmények használata a teljesítményértékelésben: amint egy szín bekerül az értékelésbe, a workshop már nem önkéntes önismereti gyakorlatnak érződik.
• A tréfás címkék meghagyása: egy olyan becenév, mint „a mi piros úthengerünk”, eleinte ártalmatlannak tűnhet, de skatulyába zárhat valakit, és a kollégái idővel már nem látnak túl ezen.
• Egyének nyilvános elemzése: ha azt mondod, „ez megmagyarázza, miért ellenkezel annyit”, az önreflexiót mások ítélkezésévé alakítod.
• Nyomásgyakorlás a megosztásra: ha az asztal túloldaláról megkérdezed, hogy „neked mi jött ki?”, még ha kedvesen is teszed, a magánszféra tiszteletben tartása csak elméletben marad választás.
• Az eredmény állandónak tekintése: az emberek alkalmazkodnak a szerepükhöz és a helyzetükhöz, színeik aránya pedig más környezetben vagy más időpontban eltérő lehet.
• Lezárás megállapodások nélkül: a felismeréseket könnyű elfelejteni, ezért a végén rögzítsetek legalább egy gyakorlati megállapodást.

Mi ez a teszt, és mi nem?

A ColorType önkéntes önértékelő teszt, amely a DISC viselkedési modellre és William Moulton Marston munkájára épül. Viselkedési preferenciákat ír le, többek között azt, hogyan áll valaki a munkához és a kommunikációhoz, amikor a helyzet nem kíván tőle másféle reakciót. Nem mér képességet, teljesítményt, intelligenciát vagy potenciált, és egyik szín sem jobb a többinél.

Nem klinikai vagy diagnosztikai eszköz, nem méri fel a mentális egészséget, és nem pszichometriailag validált mérőeszköz. Nem szolgálhat önmagában felvételi, előléptetési, előszűrési, feladatkiosztási vagy bármely más, valakinek a megélhetését érintő döntés alapjául. A workshopon az a szerepe, hogy beszélgetést indítson. Mondd el ezt világosan a csapatnak már az elején, hogy mindenki értse a gyakorlat célját és korlátait.

Utánkövetés egy hónappal később

Körülbelül négy héttel a foglalkozás után szánjatok rá 20 percet egy szokásos csapatmegbeszélésen. Olvasd fel a megállapodásokat. Mindegyiknél tegyél fel három kérdést: továbbra is így csináljuk, segített nekünk, és kell-e változtatnunk rajta? Ha egy megállapodás feledésbe merült, kérdezz rá, hogy nem volt-e túl homályos vagy túl nagyra törő.

Kérdezd meg azt is, történt-e a workshop óta bármi, ami valakinek kellemetlen volt. Például lett-e vicc egy színből, vagy használták-e rövidítésként a feladatok elosztásáról szóló beszélgetésben. Adj lehetőséget arra, hogy az aggályokat négyszemközt is jelezhessék. Ha ilyesmi történt, foglalkozz vele közvetlenül, és ismételd át a közös szabályokat.

Végül ellenőrizd, hogy a csapat megtette-e, amiben a feljegyzésekkel kapcsolatban megállapodott. Ha a csapattérképet törölni kellett volna, töröld, és szólj róla mindenkinek. Amikor új emberek csatlakoznak, az együttműködési megállapodásokat ismertesd velük, ne azt, hogy kinek melyik az elsődleges színe. Ha szeretnék, ők is kitölthetik a tesztet.