Jak dávat zpětnou vazbu různým typům osobnosti (s příklady vět)

Dva vedoucí týmů řeší ve stejný den stejnou chybu. Ve čtvrtletní zprávě se objevila nesprávná čísla za jednotlivé regiony a všiml si toho klient. Jeden vedoucí na chybu upozorní během 30 sekund na konci týmové porady. Druhý si domluví soukromou schůzku, přinese opravený soubor a projde, jak k chybě došlo. Každý přístup bude někomu vyhovovat víc. Sdělení je stejné. Liší se načasování, prostředí, množství podrobností i úvodní věta.

Tento průvodce ukazuje, jak dávat a přijímat zpětnou vazbu od kolegů, kteří se ve čtyřbarevném modelu přiklánějí k červené, žluté, zelené nebo modré. U každé barvy se podíváme na to, kdy a kde zpětnou vazbu dát, kolik podrobností přinést, čím začít, co může vyznít špatně a jaké jednoduché věty použít. Dozvíte se také, jak jednotlivé barvy obvykle zpětnou vazbu dávají a jak si říct o takovou, která pomůže vám.

Tři rozhodnutí, která ovlivní, jak zpětná vazba vyzní

Před každým rozhovorem uděláte tři rozhodnutí, často aniž si to uvědomíte. První se týká načasování: hned, později tentýž den, nebo až na domluvené schůzce. Druhé prostředí: před ostatními, mezi čtyřma očima, nebo písemně. Třetí je úvod: začnete problémem, souvislostmi, vztahem, nebo fakty?

Lidé se často rozhodují podle toho, co vyhovuje jim samotným. Manažer s převahou červené obvykle dává zpětnou vazbu hned a přímo, protože sám by ji tak chtěl dostat. Manažer s převahou zelené spíš počká na chvíli v soukromí a začne citlivěji. Ani jeden přístup není špatný, ale u některých kolegů nemusí fungovat. Přizpůsobit se znamená zvolit načasování, prostředí a úvod podle druhého člověka, aniž změníte obsah sdělení.

Jak dávat zpětnou vazbu kolegovi s převahou červené

Lidé s výraznou preferencí červené obvykle chtějí zpětnou vazbu rychle, stručně a jasně. Oceňují přímost a dlouhý úvod nebo opatrně formulované sdělení, jehož smysl musí luštit, je může připravit o trpělivost. Soukromí pro mnohé z nich není tak důležité jako rychlost, ale kritika před jejich týmem může působit jako zpochybnění jejich autority. Rozhovor mezi čtyřma očima je proto jistější volba.

Začněte problémem a jeho dopadem na výsledek. Pak řekněte, co potřebujete jinak, a dejte druhému prostor reagovat. Počítejte s rychlou odpovědí, možná i s nesouhlasem. Často to znamená, že se do řešení zapojuje, ne že se brání. Co nefunguje: dlouhý úvod, neurčité náznaky, kritika natolik obalená pochvalou, že zanikne její smysl, a zpětná vazba bez jasného požadavku.

• "V reportu byla špatná čísla za regiony a chybu našel klient. Potřebuji, aby čísla před odesláním klientovi ještě někdo zkontroloval."
• "O dodavateli jsi rozhodl bez týmu. Rozhodnutí může být správné, ale dva lidé se teď cítí odstrčení. Příště se jich nejdřív zeptej."
• "Co ode mě potřebuješ, aby to fungovalo?"

Jak dávat zpětnou vazbu kolegovi s převahou žluté

Lidé s výraznou preferencí žluté obvykle dávají přednost rozhovoru před písemnou zprávou, protože tón je pro ně součástí sdělení. Krátký kritický e-mail může vyznít jako projev hněvu nebo odmítnutí. Nápravnou zpětnou vazbu dávejte v soukromí. Pochvala může zaznít veřejně a často pro ně hodně znamená.

Začněte ujištěním, že vám na vašem vztahu záleží. Potom konkrétně popište chování, ne vlastnosti člověka. Držte se jednoho příkladu, jednoho dopadu a jedné změny. Dohodněte se na dalším kroku a společně si ho zapište, protože i po přátelském rozhovoru si každý může odnést jiný závěr. Co nefunguje: kritika před ostatními, chladný tón, obecné soudy o přístupu k práci a dlouhý seznam výtek najednou.

• "Rád s tebou pracuji a chtěl bych probrat jednu věc, která nám dělá potíže."
• "Na posledních dvou schůzkách s klienty jsi potvrdil termíny, aniž ses domluvil s týmem. V obou případech jsme je pak museli posunout. Než příště nějaký termín potvrdíš, prober ho prosím nejdřív se mnou."
• "Pojďme si naši dohodu zapsat, ať oba víme, na čem jsme se domluvili."

Jak dávat zpětnou vazbu kolegovi s převahou zelené

Lidé s výraznou preferencí zelené obvykle chtějí zpětnou vazbu v soukromí, podanou klidně a beze spěchu. Řekněte jim předem, o čem schůzka bude, aby je nic nezaskočilo. Mezi pozváním a rozhovorem ale nenechávejte několik dní. Dlouhá nejistota může být nepříjemnější než samotná zpětná vazba.

Začněte tím, proč si chcete promluvit, a dejte najevo, že vám na vztahu záleží. Pak jasně popište problém a vymezte jeho rozsah, aby na sebe druhý člověk nevzal víc viny, než mu náleží. Zeptejte se, jak situaci vidí, a dejte mu čas na odpověď. Možná bude potřebovat den na srovnání myšlenek, proto nabídněte navazující rozhovor. Pozor ale, abyste sdělení nezjemnili natolik, že jeho podstata zmizí. Pokud jasně neřeknete, že na věci záleží, může kolega s převahou zelené odejít s dojmem, že jde o maličkost. Co nefunguje: kritika před ostatními, zvýšený hlas, nečekaná výtka na chodbě a tlak na okamžitou odpověď.

• "Chtěl bych si dnes odpoledne na 15 minut promluvit o předání práce novému týmu. Není to nic naléhavého, ale chci, abychom to příště udělali správně."
• "V předávacím dokumentu chyběly kontakty na dodavatele a nový tým kvůli tomu ztratil dva dny. Je to jedna mezera v práci, na kterou je jinak spolehnutí. Potřebuji, aby při příštím předání byly kontakty doplněné."
• "Jak jsi to viděl ty? Klidně si to promysli a řekni mi to zítra."

Jak dávat zpětnou vazbu kolegovi s převahou modré

Lidé s výraznou preferencí modré obvykle chtějí zpětnou vazbu, která je konkrétní, přesná a podložená fakty. Často jim vyhovuje dostat ji nejdřív písemně nebo mít alespoň podklady před sebou během rozhovoru. Nejlepší je mluvit v soukromí. Než budete čekat ucelenou odpověď, dejte jim čas si informace projít.

Začněte fakty a kritériem, podle kterého věc posuzujete. Přineste příklady. Pokud si něčím nejste jistí, řekněte to. Přehnané tvrzení vyvolá otázky a může oslabit celé sdělení. S otázkami počítejte a berte je jako známku toho, že se druhý člověk tématem zabývá. Co nefunguje: neurčité dojmy typu "lidé mají pocit, že pracuješ pomalu", chyby ve vašich vlastních údajích, argumentace postavená na emocích a požadavek na okamžitý souhlas.

• "Chci probrat dobu kontroly březnových smluv. Tady jsou data. Průměr byl devět dní, přitom jsme se dohodli na pěti."
• "Kvalita kontrol je vysoká. Problém je čas. U standardních smluv stačí jednodušší kontrola. Můžeme si určit, co má zahrnovat?"
• "Projděte si čísla a ve čtvrtek se domluvíme na postupu."

Jak jednotlivé barvy obvykle dávají zpětnou vazbu

Když víte, jak lidé zpětnou vazbu dávají, snáz ji přijmete, aniž si jejich slova vyložíte jinak, než byla míněna.

Kolegové s převahou červené mívají zpětnou vazbu rychle a bez obalu, často bez úvodní pochvaly. Kritika se obvykle týká práce, ne vás jako člověka. Zeptejte se, jaký výsledek chtějí, a často dostanete jasnou odpověď. Kolegové s převahou žluté obvykle mluví vřele, někdy nepřímo, a kvůli vztahu se mohou kritice vyhýbat. Pokud nevíte, co přesně myslí, požádejte je o jednu konkrétní věc, kterou máte změnit.

Kolegové s převahou zelené často dávají zpětnou vazbu jemně a problém mohou spíš naznačit než vyslovit. Poznámka "Možná by ses měl ještě podívat na harmonogram" může znamenat, že je něco opravdu špatně. Zeptejte se přímo, jak vážné to je. Kolegové s převahou modré obvykle dávají podrobnou písemnou zpětnou vazbu se seznamem všech nedostatků. Dlouhý seznam nemusí nutně znamenat, že je práce špatná. Zeptejte se, které dva body jsou nejdůležitější.

Jak si říct o zpětnou vazbu, která vám pomůže

Čekat, až zpětná vazba přijde v podobě, která vám vyhovuje, většinou nefunguje. Jednodušší je říct si, co potřebujete. Vysvětlete ostatním, co vám pomáhá, a usnadněte jim odpověď. Tento přístup funguje u všech čtyř barev a hodí se zvlášť tehdy, když má druhý člověk výrazně jiný styl než vy.

Pokud u vás převažuje červená, možná chcete stručnější zpětnou vazbu. Zároveň o ni ale možná budete muset výslovně požádat, protože někteří kolegové váhají kritizovat někoho tak přímočarého. Pokud u vás převažuje žlutá, žádejte konkrétní příklady a písemné shrnutí. Pokud zelená, řekněte jasně, že chcete upřímnou kritiku, ne jen ujišťování. Pokud modrá, požádejte nejprve o hlavní sdělení a až potom o podrobnosti.

• "Řekni mi nejdřív to hlavní. Na podrobnosti se zeptám, když je budu potřebovat."
• "Co bych měl při příštím projektu udělat jinak? Stačí jedna věc."
• "Mluv se mnou prosím na rovinu. Radši to uslyším teď než až při hodnocení."
• "Můžeš mi poslat dva nebo tři příklady, abych pochopil, co se opakuje?"
• "Je to drobnost, kterou stačí opravit, nebo vážný problém?"

Zpětná vazba při formálním hodnocení

Při čtvrtletním nebo ročním hodnocení platí stejné přizpůsobení, ale hodnoticí měřítka se měnit nesmějí. Každého je potřeba posuzovat podle stejných cílů a podkladů bez ohledu na jeho preference. Přizpůsobit způsob sdělení může znamenat dát jednomu člověku písemné shrnutí předem a druhému říct nejdřív hlavní závěr. Neznamená to hodnotit někoho lépe nebo hůř kvůli jeho stylu.

Barvu do hodnocení pracovního výkonu neuvádějte ani jí nevysvětlujte, proč někdo pracuje určitým způsobem. "Typická modrá, je moc pomalý" je nálepka, ne zpětná vazba. Popište chování a jeho dopad a model do záznamu nezahrnujte.

K čemu tu barvy slouží a k čemu ne

Tento test je dobrovolné sebehodnocení založené na behaviorálním modelu DISC. Není to klinický ani diagnostický nástroj, neposuzuje duševní zdraví a není psychometricky validovaným nástrojem. Popisuje preference v chování, nikoli schopnosti nebo pracovní výkon.

Nesmí být jediným podkladem pro rozhodnutí o přijetí do zaměstnání, povýšení, předvýběru uchazečů, hodnocení ani pro žádné rozhodnutí, které ovlivňuje něčí živobytí. Při dávání zpětné vazby má úzce vymezenou roli: pomáhá zvolit načasování, prostředí a úvod tak, aby měla zpráva větší šanci být vyslyšena.