Jak uspořádat týmový workshop se čtyřmi barvami osobnosti

Týmový workshop postavený na testu osobnosti může dopadnout dvěma způsoby. V tom lepším si lidé odnesou konkrétní dohody o spolupráci: jak označit naléhavý požadavek, kolik času kdo potřebuje před rozhodnutím nebo kdo dá přednost telefonátu před dlouhou konverzací v chatu. V tom horším si odnesou přezdívky. Rozdíl obvykle není v testu, ale v přípravě a vedení workshopu.

Tento návod je pro vedoucí týmů a HR profesionály, kteří chtějí uspořádat 60 až 90minutové setkání s bezplatným testem ColorType. Jde o sebehodnoticí test čtyř barev vycházející z modelu DISC. Dozvíte se, co připravit předem, jak může vypadat program s časovým rozvrhem, jak vést dvě praktická cvičení a závěrečnou reflexi, jakým chybám se vyhnout a k čemu se vrátit za měsíc. Počítáme s tím, že už znáte základy červené, žluté, zelené a modré. Pokud ne, přečtěte si nejprve přehled čtyř barevných typů.

Co může workshop s barvami týmu přinést a co ne

Dobře vedené setkání dá týmu neutrální slovník pro rozdíly, které by jinak lidé mohli považovat za povahové nedostatky. Z „Je hrozně pomalá“ se stane „Než se rozhodne, chce vidět čísla“. Díky tomu se o každodenních neshodách mluví snáz, aniž by se někdo cítil napadený. Vyjdou najevo i praktické preference, na které se běžně nikdo neptá, například jestli člověk raději dostává zpětnou vazbu písemně, nebo osobně.

Workshop nevyřeší konflikt, jehož skutečnou příčinou je pracovní zátěž, odměňování, nejasné role nebo rozhodnutí, se kterým lidé nesouhlasí. Pokud váš tým něco takového řeší, může workshop o osobnosti působit jako snaha problém obejít. Nejdřív se věnujte skutečnému problému, nebo ho alespoň otevřeně pojmenujte. Workshop uspořádejte ve chvíli, kdy ho tým bude moct vnímat jako užitečnou věc, ne jako odvádění pozornosti.

Než začnete plánovat, napište si cíl jednou větou. Například: Na konci se dohodneme, jak si předávat naléhavou práci a jak má vypadat naše užitečná týdenní porada. Konkrétní cíl pomůže zabránit tomu, aby celé setkání skončilo u popisování vlastní povahy.

Před workshopem: souhlas, soukromí a společná pravidla

Důvěra v takový workshop se buduje ještě předtím, než někdo otevře test. Týden předem pošlete krátkou zprávu s účelem, průběhem a pravidly setkání. Dejte lidem také možnost zeptat se na cokoli v soukromí.

Účast musí být skutečně dobrovolná. Každý může test vynechat, přijít a nic o sobě nesdílet, nebo nepřijít vůbec. Neptejte se dodatečně proč. Pokud je odmítnutí spojené se společenským tlakem, lidé spíš začnou volit odpovědi, o kterých si myslí, že je od nich ostatní čekají.

• Dobrovolná účast: vyplnění testu i účast na workshopu jsou volitelné a odmítnutí nemá žádné důsledky.
• Nikdo nemusí sdílet výsledek: každý si ho může nechat zcela pro sebe a přesto se zapojit do všech cvičení.
• Stačí sdílet jen část: kdo chce, může říct pouze svou převažující barvu nebo dvě nejsilnější barvy, bez procentuálního rozložení.
• Výsledky patří jednotlivcům: člověk, který workshop vede, neshromažďuje snímky obrazovky ani si nevede tabulku, pokud s tím výslovně nesouhlasí celý tým.
• Žádné využití při hodnocení: výsledky se neobjeví v hodnocení pracovního výkonu, při debatách o povýšení, při obsazování projektů ani při žádném jiném rozhodování o něčí práci.
• Předem dohodnuté nakládání se záznamy: určete, co se stane se vším, co během workshopu zaznamenáte, například s mapou týmu na tabuli, a kdy se záznamy smažou.

Vzorový program na 90 minut

Následující program zabere 90 minut. Pokud máte jen 60 minut, požádejte lidi, aby test vyplnili předem, a druhé cvičení vynechte nebo přesuňte na pozdější schůzku. Časový rozvrh nechte viditelně na obrazovce nebo na zdi, aby workshop skončil včas.

• Minuty 0 až 10, účel a pravidla: řekněte cíl jednou větou, nahlas zopakujte pravidla soukromí a stručně vysvětlete, co čtyři barvy popisují a co ne.
• Minuty 10 až 20, test: každý, kdo se chce zapojit, vyplní 21 otázek na vlastním telefonu nebo notebooku. Na test počítejte přibližně 5 minut, zbývající čas nechte na přečtení výsledku.
• Minuty 20 až 30, samostatné zamyšlení: každý si zapíše jednu část výsledku, která odpovídá jeho způsobu práce, a jednu, která ne. Zatím nikdo nic nesdílí.
• Minuty 30 až 45, dobrovolná mapa týmu: kdo chce, umístí se na mapu. Poté skupina mluví o vzorcích v celém týmu, ne o jednotlivcích.
• Minuty 45 až 65, první cvičení: jak chci dostávat naléhavé požadavky.
• Minuty 65 až 80, druhé cvičení: jak podle mě vypadá dobrá porada.
• Minuty 80 až 90, dohody a závěr: zapište dvě nebo tři konkrétní dohody o spolupráci, potvrďte, co se stane se záznamy, a stanovte termín, kdy se k dohodám vrátíte.

Vyplnění testu a práce s výsledky na workshopu

Požádejte lidi, aby při odpovídání mysleli na jednu situaci: jak se chovají v práci během běžného týdne, ne při nejhorší uzávěrce ani doma. Test je založený na vlastním hodnocení, takže výsledek odráží to, jak každý vnímá své chování. Když mají všichni na mysli stejný kontext, výsledky se snáz vykládají.

Jakmile se objeví výsledky, dopřejte všem pár minut klidu na jejich přečtení, než začne kdokoli něco sdílet. Někdo bude spokojený, někdo překvapený a další s výsledkem nebude souhlasit. Všechny tyto reakce jsou v pořádku. O tom, zda výsledek odpovídá skutečnosti, rozhoduje člověk, který test vyplnil.

Stručně vysvětlete podobu výsledku: převažující barvu, druhou nejsilnější barvu a procentuální rozložení všech čtyř barev. Upozorněte, že procenta dávají názvu na prvním místě důležitý kontext. Člověk s 31 procenty modré a 29 procenty zelené má jiný profil než ten, kdo má 55 procent modré, přestože u obou převažuje modrá.

Test také obsahuje kontrolu konzistence souvisejících odpovědí. Pokud výsledek někoho vykazuje nízkou konzistenci, přistupujte k němu s větší opatrností. Neznamená to, že daný člověk udělal něco špatně. Vysvětlete to před začátkem, aby se nikdo necítil vyčleněný.

Jak vytvořit mapu týmu, aniž by se z barev staly nálepky

Mapa týmu lidem utkví v paměti, ale je třeba s ní zacházet citlivě. Nakreslete na tabuli nebo sdílenou digitální plochu velký čtverec rozdělený na čtyři barevné části. Vyzvěte účastníky, aby umístili tečku tam, kde podle nich leží jejich kombinace barev: blízko středu při vyrovnaném výsledku, dál v rohu při výrazné převaze jedné barvy nebo mezi dvěma částmi, pokud jsou první a druhá barva těsně vedle sebe. Jména jsou dobrovolná. Pokud se důvěra v týmu teprve vytváří, jsou anonymní tečky dobrou volbou.

Pak mluvte o mapě jako celku. Užitečný postřeh může znít takto: „Většina našich teček je na straně rychlého jednání zaměřeného na úkoly, takže možná přeskakujeme kontrolu detailů.“ Nebo: „Žluté je na mapě málo. Kdo tedy vrací týmu energii, když se dlouhý projekt zasekne?“ Méně užitečná poznámka je: „Takže Tomáš je náš červený.“ Vracejte každou poznámku zpět k týmu a jeho práci.

Popisky jednotlivých částí mapy držte jednoduché. Napište názvy čtyř barev a krátký popis chování bez hodnotících soudů. Hravý název jako „pomalý kout“ možná lidi v místnosti rozesměje, ale také se z něj může stát trvalá nálepka.

Dvě cvičení, ze kterých vzejdou dohody o spolupráci

Díky těmto cvičením se rozhovor promění v praktické dohody. Obě mají stejný postup: každý odpoví na konkrétní otázku na papír nebo samolepicí lístek, odpovědi se umístí tak, aby je všichni viděli, a skupina hledá rozdíly, na kterých při každodenní práci záleží. Zapojit se mohou i lidé, kteří svou barvu nesdíleli.

První cvičení se ptá, jak chce kdo dostávat naléhavé požadavky. Každý napíše tři krátké odpovědi: jaký komunikační kanál mu vyhovuje, co musí zpráva obsahovat a kvůli čemu je pro něj naléhavý požadavek stresující. Kolega s převahou červené může chtít jediný řádek s termínem. Člověk, u kterého převažuje modrá, může před začátkem práce potřebovat souvislosti a jasnou představu o tom, kdy bude úkol hotový. Kolega s převahou zelené může říct, že mu naléhavé požadavky nevadí, pokud nepřijdou bez varování na konci dne. Z odpovědí vytvořte krátké týmové pravidlo, například: naléhavé požadavky posíláme chatem, zprávu začínáme slovem „naléhavé“ a uvádíme termín i to, co znamená mít úkol hotový.

Druhé cvičení se ptá, jak podle každého vypadá dobrá porada. Všichni doplní dvě věty: „Porada stála za můj čas, když...“ a „Z porady odcházím frustrovaný nebo frustrovaná, když...“ Sesbírejte kartičky a seskupte je podle témat, například jasné rozhodnutí na konci, program zaslaný předem, prostor věci probrat nebo možnost vyjádřit názor bez soupeření o slovo. Vyberte jednu nebo dvě změny, které vyzkoušíte na příštích čtyřech pravidelných poradách týmu.

V obou cvičeních se držte toho, jak se v týmu pracuje. Pokud se debata stočí k návykům jednoho člověka, vraťte ji k dohodě, kterou společně sepisujete.

Otázky, které pomohou s reflexí

Dobré otázky pro závěrečnou reflexi se týkají situací a chování, ne něčí barvy. Dejte postupně slovo každému ve skupině a vyzvěte ho ke krátké odpovědi s tím, že ji může vynechat. Tišší lidé tak dostanou prostor mluvit, aniž by se cítili pod tlakem.

• Která část výsledku odpovídá tomu, jak v tomto týmu pracujete, a která ne?
• Kdy se nám jako týmu pracuje nejlépe a jaké preference se v těch chvílích projevují?
• Kde mezi námi nejčastěji vznikají neshody: u termínů, předávání práce, rozhodování, nebo zpětné vazby?
• Co by podle vás kolegové měli vědět o tom, jak vám nejlépe sdělovat nepříjemné zprávy?
• Které naše zvyklosti některým z nás vyhovují, ale jiným nenápadně přidávají práci?
• Co příští týden uděláte jinak a podle čeho to ostatní poznají?

Časté chyby, které mohou dobrý workshop znehodnotit

Workshop s barvami může pokazit několik běžných chyb. Kdo ho vede, měl by si na každou z nich dát pozor.

• Používání výsledků při hodnocení výkonu: jakmile se barva stane součástí hodnocení, workshop přestane působit jako dobrovolná příležitost k zamyšlení.
• Přezdívky, které se uchytí: oslovení jako „náš červený buldozer“ může zpočátku znít neškodně, ale zařadí člověka do škatulky, přes kterou ho kolegové časem přestanou vidět.
• Veřejné vykládání výsledků jednotlivců: poznámka „Tak proto se pořád stavíš proti“ promění prostor k zamyšlení nad sebou v cizí soud.
• Tlak na sdílení: otázka „Co ti vyšlo?“ položená přes stůl, byť laskavě, znamená, že soukromí je dobrovolné jen na papíře.
• Považování výsledku za neměnný: lidé se přizpůsobují své roli a situaci a jejich kombinace barev může v jiném prostředí nebo období vypadat jinak.
• Závěr bez dohod: postřehy se snadno zapomenou, proto na konci zaznamenejte alespoň jednu praktickou dohodu.

Co test je a co není

ColorType je dobrovolný sebehodnoticí test založený na modelu chování DISC a práci Williama Moultona Marstona. Popisuje preference v chování, včetně toho, jak člověk přistupuje k práci a komunikaci, pokud situace nevyžaduje jinou reakci. Neměří schopnosti, pracovní výkon, inteligenci ani potenciál. Žádná barva není lepší než jiná.

Nejde o klinický ani diagnostický nástroj, test neposuzuje duševní zdraví a není psychometricky validovaným nástrojem. Nesmí být jediným podkladem pro rozhodování o přijetí do zaměstnání, povýšení, předběžném výběru uchazečů, obsazování pracovních pozic ani pro jakékoli jiné rozhodnutí ovlivňující něčí obživu. Na workshopu má sloužit jako podnět k rozhovoru. Řekněte to týmu hned na začátku srozumitelně, aby všichni věděli, k čemu cvičení slouží a jaké má hranice.

Jak na workshop navázat po měsíci

Přibližně čtyři týdny po workshopu vyhraďte 20 minut na pravidelné týmové poradě. Přečtěte dohody nahlas. U každé se zeptejte na tři věci: dodržujeme ji stále, pomohla nám a potřebuje změnu? Pokud se některá dohoda přestala dodržovat, zeptejte se, zda nebyla příliš vágní nebo ambiciózní.

Zeptejte se také, jestli se něco z workshopu nepoužilo způsobem, který byl někomu nepříjemný, například když se z barvy stal vtip nebo zkratka při debatě o obsazování pozic. Nabídněte možnost sdělit obavy v soukromí. Pokud se něco takového stalo, řešte to přímo a znovu připomeňte společná pravidla.

Nakonec ověřte, že tým dodržel plán pro nakládání se záznamy. Pokud se měla mapa týmu smazat, smažte ji a všem to řekněte. Novým členům týmu představte dohody o spolupráci, ne to, u koho která barva převažuje. Test si mohou vyplnit sami, pokud budou chtít.