Ako dávať spätnú väzbu rôznym typom osobnosti (s príkladmi viet)

Dvaja vedúci tímov riešia v ten istý deň tú istú chybu. Štvrťročná správa odišla s nesprávnymi údajmi za jednotlivé regióny a klient si to všimol. Jeden vedúci to spomenie za 30 sekúnd na konci krátkej tímovej porady. Druhý si dohodne rozhovor medzi štyrmi očami, prinesie opravený súbor a prejde s kolegom, ako chyba vznikla. Každý prístup niekomu vyhovuje viac. Obsah spätnej väzby je rovnaký. Líši sa načasovanie, prostredie, miera podrobnosti aj úvodná veta.

V tejto príručke sa dozviete, ako dávať a prijímať spätnú väzbu od kolegov, u ktorých v štvorfarebnom modeli prevláda červená, žltá, zelená alebo modrá. Pri každej farbe sa pozrieme na to, kedy a kde spätnú väzbu podať, koľko detailov uviesť, čím začať, čo môže vyznieť zle a aké jednoduché vety použiť. Vysvetlíme si aj to, ako jednotlivé typy zvyčajne dávajú spätnú väzbu a ako požiadať o takú, akú potrebujete.

Tri rozhodnutia, od ktorých závisí, ako spätná väzba vyznie

Pred každým rozhovorom urobíte tri rozhodnutia, často bez toho, aby ste si to uvedomili. Prvé sa týka načasovania: poviete to hneď, neskôr v ten deň alebo na plánovanom stretnutí? Druhé sa týka prostredia: pred ostatnými, medzi štyrmi očami alebo písomne? Tretie je úvod: začnete problémom, kontextom, vzájomným vzťahom alebo dôkazmi?

Ľudia sa často rozhodujú podľa toho, čo vyhovuje im samým. Manažér, u ktorého prevláda červená, zvyčajne dá spätnú väzbu hneď a priamo, pretože sám by to tak chcel. Manažér, u ktorého prevláda zelená, skôr počká na chvíľu v súkromí a začne miernejšie. Ani jeden prístup nie je nesprávny, no pri niektorých kolegoch nezaberie. Prispôsobiť sa znamená zvoliť načasovanie, prostredie a úvod podľa človeka, s ktorým hovoríte, pričom podstata spätnej väzby zostane rovnaká.

Ako dať spätnú väzbu kolegovi, u ktorého prevláda červená

Ľudia s výraznou preferenciou červenej zvyčajne chcú spätnú väzbu rýchlo, stručne a jasne. Oceňujú priamu komunikáciu a pri dlhom úvode alebo príliš opatrne formulovanej správe, ktorej zmysel si musia domýšľať, môžu stratiť trpezlivosť. Pre mnohých z nich je súkromie menej dôležité než rýchlosť. Kritika pred vlastným tímom však aj im môže pripadať ako spochybnenie autority, preto je bezpečnejší rozhovor medzi štyrmi očami.

Začnite problémom a jeho vplyvom na výsledky. Potom povedzte, čo potrebujete zmeniť, a nechajte kolegu reagovať. Počítajte s rýchlou odpoveďou, prípadne aj s nesúhlasom. Často to znamená, že sa zapája do rozhovoru, nie že sa bráni. Zle môže vyznieť dlhý úvod, neurčité náznaky, pochvala, v ktorej sa kritika úplne stratí, aj spätná väzba bez jasnej požiadavky.

• „Údaje za regióny v správe boli nesprávne a chybu našiel klient. Potrebujem, aby čísla pred odoslaním klientovi ešte niekto druhý skontroloval.“
• „O dodávateľovi si rozhodol bez tímu. Možno si rozhodol správne, ale dvaja ľudia sa teraz cítia vynechaní. Nabudúce sa ich najprv opýtaj.“
• „Čo odo mňa potrebuješ, aby to fungovalo?“

Ako dať spätnú väzbu kolegovi, u ktorého prevláda žltá

Ľudia s výraznou preferenciou žltej zvyčajne uprednostnia rozhovor pred písomnou spätnou väzbou, pretože tón je pre nich súčasťou správy. Krátky kritický e-mail môže vyznieť ako hnev alebo odmietnutie. Spätnú väzbu o tom, čo treba zmeniť, im dajte v súkromí. Pochváliť ich môžete aj verejne a často to pre nich veľa znamená.

Začnite uistením, že vám na spolupráci záleží, a potom pomenujte konkrétne správanie, nie vlastnosť človeka. Držte sa jedného príkladu, jedného dôsledku a jednej zmeny. Dohodnite sa na ďalšom kroku a spoločne si ho zapíšte. Po príjemnom rozhovore si totiž každý môže pamätať iný záver. Zle môže vyznieť kritika pred ostatnými, chladný tón, všeobecné súdy o prístupe človeka aj zoznam problémov prednesený naraz.

• „Rád s tebou spolupracujem a chcem sa porozprávať o jednej veci, ktorá nám spôsobuje problémy.“
• „Na posledných dvoch stretnutiach s klientom si prisľúbil termíny bez toho, aby si ich preveril s tímom. V oboch prípadoch sme ich potom museli posunúť. Skôr než termín potvrdíš, over si ho, prosím, u mňa.“
• „Zapíšme si, na čom sme sa dohodli, aby sme obaja vychádzali z toho istého.“

Ako dať spätnú väzbu kolegovi, u ktorého prevláda zelená

Ľudia s výraznou preferenciou zelenej zvyčajne uprednostnia spätnú väzbu v súkromí, podanú pokojne a bez náhlenia. Vopred im povedzte, o čom bude stretnutie, aby ich téma nezaskočila. Nenechávajte však medzi pozvaním a rozhovorom niekoľko dní. Dlhá neistota môže byť nepríjemnejšia než samotná spätná väzba.

Začnite tým, prečo sa rozprávate a že vám záleží na spolupráci. Potom problém jasne opíšte a vymedzte jeho rozsah, aby kolega na seba nevzal väčšiu zodpovednosť, než mu patrí. Opýtajte sa na jeho pohľad a dajte mu čas odpovedať. Možno bude potrebovať deň na utriedenie myšlienok, preto mu ponúknite možnosť vrátiť sa k téme neskôr. Dajte si pozor, aby ste správu nezjemnili natoľko, že sa jej podstata stratí. Ak jasne nepoviete, že na veci záleží, kolega môže odísť s dojmom, že išlo len o maličkosť. Zle môže vyznieť kritika pred ostatnými, zvýšený hlas, nečakaná spätná väzba na chodbe aj tlak na okamžitú odpoveď.

• „Chcel by som si dnes popoludní nájsť 15 minút na odovzdanie agendy novému tímu. Nie je to nič naliehavé, ale chcem, aby to prebehlo správne.“
• „V dokumente k odovzdaniu chýbali kontakty na dodávateľov a nový tím tým stratil dva dni. V tvojej inak veľmi spoľahlivej práci je to jedna konkrétna medzera. Pri ďalšom odovzdávaní ju potrebujem odstrániť.“
• „Ako si to vnímal ty? Pokojne si to premysli a povedz mi zajtra.“

Ako dať spätnú väzbu kolegovi, u ktorého prevláda modrá

Ľudia s výraznou preferenciou modrej zvyčajne chcú spätnú väzbu, ktorá je konkrétna, presná a podložená faktmi. Často im vyhovuje, keď ju najprv dostanú písomne alebo majú počas rozhovoru aspoň pred sebou všetky podrobnosti. Najlepšie funguje rozhovor v súkromí. Skôr než budete čakať úplnú odpoveď, dajte im čas prejsť si informácie.

Začnite faktmi a kritériom, podľa ktorého vec posudzujete. Pripravte si príklady. Ak si niečím nie ste istí, povedzte to. Prehnané tvrdenie vyvolá otázky a môže oslabiť zvyšok vašej správy. S otázkami počítajte a vnímajte ich ako prejav záujmu. Zle môžu vyznieť neurčité dojmy typu „ľudia majú pocit, že pracuješ pomaly“, chyby vo vašich vlastných údajoch, dôraz na emócie aj požiadavka na okamžitý súhlas.

• „Chcem sa porozprávať o čase, ktorý trvala kontrola marcových zmlúv. Tu sú dátumy. Priemer bol deväť dní, hoci sme sa dohodli na piatich.“
• „Kvalita kontroly je vysoká. Problémom je čas. Pri bežných zmluvách stačí jednoduchšia kontrola. Môžeme si určiť, čo má zahŕňať?“
• „Pozri si čísla a vo štvrtok sa dohodnime na pláne.“

Ako jednotlivé farby zvyčajne dávajú spätnú väzbu

Keď viete, ako ľudia zvyčajne dávajú spätnú väzbu, ľahšie ju prijmete bez toho, aby ste jej pripisovali nesprávny význam.

Kolegovia, u ktorých prevláda červená, dávajú spätnú väzbu rýchlo a bez obalu, často bez pochvaly na úvod. Kritika sa zvyčajne týka práce, nie vás ako človeka. Opýtajte sa, aký výsledok očakávajú, a často dostanete jasnú odpoveď. Kolegovia, u ktorých prevláda žltá, zvyčajne hovoria srdečne, niekedy však nepriamo. Môžu sa vyhýbať kritike, aby nenarušili vzťah. Ak vám nie je jasné, čo myslia, požiadajte ich, aby pomenovali jednu konkrétnu vec, ktorú treba zmeniť.

Kolegovia, u ktorých prevláda zelená, často podávajú spätnú väzbu jemne a problém skôr naznačia, než ho pomenujú. Veta „Možno by stálo za to pozrieť sa ešte raz na harmonogram“ môže znamenať, že ide o skutočný problém. Opýtajte sa priamo, aké je to vážne. Kolegovia, u ktorých prevláda modrá, zvyčajne dávajú podrobnú písomnú spätnú väzbu so zoznamom všetkých nedostatkov. Dlhý zoznam nemusí znamenať, že práca je zlá. Opýtajte sa, ktoré dva body sú najdôležitejšie.

Ako si vypýtať spätnú väzbu, ktorú potrebujete

Čakať, že spätná väzba príde presne v podobe, ktorá vám vyhovuje, zvyčajne nefunguje. Jednoduchšie je povedať si o ňu. Vysvetlite ľuďom, čo vám pomáha, a uľahčite im odpoveď. Tento prístup funguje pri všetkých štyroch farbách a je obzvlášť užitočný, keď má druhý človek výrazne odlišný štýl než vy.

Ak u vás prevláda červená, možno uprednostňujete stručnejšiu spätnú väzbu. Zároveň však možno budete musieť o ňu výslovne požiadať, pretože niektorí kolegovia váhajú kritizovať človeka, ktorý komunikuje priamo. Ak u vás prevláda žltá, pýtajte si konkrétne príklady a písomné zhrnutie. Ak u vás prevláda zelená, povedzte otvorene, že chcete úprimnú kritiku, nie uisťovanie. Ak u vás prevláda modrá, požiadajte najprv o hlavnú myšlienku a až potom o podrobnosti.

• „Najprv mi povedz to najdôležitejšie. Ak budem potrebovať podrobnosti, opýtam sa.“
• „Čo je jedna vec, ktorú by som mal pri ďalšom projekte urobiť inak?“
• „Prosím, povedz mi to priamo. Radšej to budem vedieť teraz než až pri hodnotení.“
• „Môžeš mi poslať dva alebo tri príklady, aby som pochopil, čo sa opakuje?“
• „Je to skôr drobnosť na opravu alebo vážny problém?“

Spätná väzba pri formálnom hodnotení

Pri štvrťročnom alebo ročnom hodnotení platí rovnaké prispôsobenie spôsobu komunikácie, no kritériá sa nesmú meniť. Každého treba hodnotiť podľa rovnakých cieľov a dôkazov bez ohľadu na jeho preferencie. Prispôsobiť podanie môže znamenať, že jednému človeku pošlete písomné zhrnutie vopred a druhému najprv poviete hlavný záver. Neznamená to hodnotiť niekoho lepšie alebo horšie pre jeho štýl.

Farbu do hodnotenia pracovného výkonu neuvádzajte a nevysvetľujte ňou výkon človeka. „Typická modrá, príliš pomalý“ je nálepka, nie spätná väzba. Opíšte správanie a jeho dôsledky. Model do záznamu nepatrí.

Na čo sa farby dajú a nedajú použiť

Tento test je dobrovoľné sebahodnotenie založené na modeli správania DISC. Nie je to klinický ani diagnostický nástroj, neposudzuje duševné zdravie a nie je psychometricky validovaným nástrojom. Opisuje preferencie v správaní, nie schopnosti ani pracovný výkon.

Nesmie byť jediným podkladom pri rozhodovaní o prijatí do zamestnania, povýšení, výbere kandidátov, hodnotení ani pri žiadnom inom rozhodnutí, ktoré ovplyvňuje niečiu obživu. Pri spätnej väzbe má úzko vymedzenú úlohu: pomôcť vám zvoliť načasovanie, prostredie a úvod, vďaka ktorým má vaša správa väčšiu šancu, že ju druhý človek prijme.