Ako viesť tímový workshop o osobnostných farbách

Tímový workshop postavený na teste osobnosti sa môže vydať dvoma smermi. V tom lepšom ľudia odchádzajú s konkrétnymi dohodami o spolupráci: ako označiť naliehavú požiadavku, koľko času potrebuje kto na rozhodnutie a kto dá prednosť telefonátu pred dlhou debatou v chate. V tom horšom si odnášajú prezývky. Rozdiel zvyčajne nie je v teste, ale v príprave a vedení workshopu.

Tento návod je určený vedúcim tímov a ľuďom z HR, ktorí chcú pripraviť 60 až 90-minútové stretnutie s bezplatným testom ColorType. Ide o sebahodnotenie založené na modeli DISC, ktoré pracuje so štyrmi farbami. Dozviete sa, čo pripraviť vopred, ako si rozvrhnúť čas, ktoré dve cvičenia vyskúšať, aké otázky položiť pri spoločnom zhodnotení, čomu sa vyhnúť a k čomu sa vrátiť o mesiac. Predpokladáme, že základy červenej, žltej, zelenej a modrej už poznáte. Ak nie, najprv si prečítajte prehľad štyroch farebných typov.

Čo môže workshop o farbách tímu priniesť a čo nie

Dobrý workshop dá tímu neutrálny jazyk na opis rozdielov, ktoré by si inak ľudia mohli vysvetľovať ako povahové nedostatky. Z „Je hrozne pomalá“ sa stane „Pred rozhodnutím si rada pozrie čísla“. Vďaka tomu sa o každodenných nezhodách hovorí ľahšie a nikto sa nemusí cítiť napadnutý. Na svetlo sa dostanú aj praktické preferencie, o ktorých by inak nebola reč, napríklad či niekto radšej dostáva spätnú väzbu písomne alebo osobne.

Workshop nevyrieši konflikt, ktorého skutočnou príčinou je pracovné zaťaženie, plat, nejasné úlohy alebo rozhodnutie, s ktorým ľudia nesúhlasia. Ak váš tím rieši niektorý z týchto problémov, workshop o osobnosti môže pôsobiť ako snaha vyhnúť sa mu. Najprv riešte skutočný problém alebo ho aspoň otvorene pomenujte. Workshop usporiadajte vtedy, keď ho tím dokáže vnímať ako užitočnú vec, nie ako odvádzanie pozornosti.

Skôr než začnete plánovať, napíšte si cieľ v jednej vete. Napríklad: Na konci sa dohodneme, ako si odovzdávať naliehavé úlohy a ako má vyzerať naša užitočná týždenná porada. Konkrétny cieľ pomôže, aby sa zo stretnutia nestala len hodina, počas ktorej každý opisuje sám seba.

Pred workshopom: súhlas, súkromie a pravidlá

Dôvera pri takomto workshope sa buduje ešte predtým, než si ktokoľvek otvorí test. Týždeň vopred pošlite krátku správu s vysvetlením účelu, priebehu a pravidiel. Dajte ľuďom aj možnosť položiť otázky v súkromí.

Účasť musí byť naozaj dobrovoľná. Ktokoľvek môže vynechať test, prísť bez toho, aby o sebe čokoľvek prezradil, alebo vôbec neprísť. Nepýtajte sa dodatočne prečo. Ak je odmietnutie spojené so spoločenským tlakom, ľudia budú skôr odpovedať tak, ako si myslia, že to od nich ostatní očakávajú.

• Dobrovoľná účasť: test aj workshop sú voliteľné a odmietnutie nemá žiadne následky.
• Nikto nemusí zdieľať výsledok: môže si ho nechať úplne pre seba a napriek tomu sa zapojiť do všetkých cvičení.
• Stačí zdieľať len časť: kto chce, môže uviesť iba svoju najsilnejšiu farbu alebo dve najsilnejšie farby bez percentuálneho rozloženia.
• Výsledky zostávajú ich vlastníkom: osoba, ktorá workshop vedie, nezhromažďuje snímky obrazovky ani si nevedie tabuľku, pokiaľ s tým výslovne nesúhlasí celý tím.
• Bez použitia pri hodnotení: výsledky sa neobjavia pri hodnotení pracovného výkonu, debatách o povýšení, prideľovaní ľudí na projekty ani pri žiadnom inom rozhodovaní o niečej práci.
• Vopred dohodnutý postup: ešte pred workshopom rozhodnite, čo sa stane so všetkým, čo počas neho zaznamenáte, napríklad s mapou tímu na tabuli, a kedy to vymažete.

Vzorový program na 90 minút

Nasledujúci program vyplní 90 minút. Ak máte len 60 minút, požiadajte ľudí, aby si test urobili vopred, a druhé cvičenie vynechajte alebo ho presuňte na ďalšie stretnutie. Časový plán nechajte viditeľný na obrazovke alebo na stene, aby sa workshop skončil načas.

• Minúty 0 až 10, účel a pravidlá: povedzte cieľ v jednej vete, nahlas zopakujte pravidlá ochrany súkromia a stručne vysvetlite, čo štyri farby opisujú a čo nie.
• Minúty 10 až 20, test: každý, kto sa chce zapojiť, vyplní na vlastnom telefóne alebo notebooku test s 21 otázkami. Na test vyhraďte približne 5 minút a zvyšný čas ponechajte na prečítanie výsledku.
• Minúty 20 až 30, individuálne zamyslenie: každý si zapíše jednu časť výsledku, ktorá zodpovedá tomu, ako pracuje, a jednu, ktorá nesedí. Zatiaľ nikto nič nezdieľa.
• Minúty 30 až 45, dobrovoľná mapa tímu: kto chce, vyznačí na mape svoje miesto. Potom sa skupina porozpráva o vzorcoch v celom tíme, nie o jednotlivcoch.
• Minúty 45 až 65, prvé cvičenie: ako chcem dostávať naliehavé požiadavky.
• Minúty 65 až 80, druhé cvičenie: ako podľa mňa vyzerá dobrá porada.
• Minúty 80 až 90, dohody a záver: zapíšte si dve alebo tri konkrétne dohody o spolupráci, potvrďte, čo sa stane s poznámkami, a určte dátum nadväzujúceho stretnutia.

Vyplnenie testu a čítanie výsledkov na workshope

Požiadajte ľudí, aby odpovedali s ohľadom na jednu situáciu: ako sa správajú v práci počas bežného týždňa, nie pri najnáročnejšom termíne ani doma. Test je sebahodnotenie, takže výsledok odráža to, ako každý vníma vlastné správanie. Keď všetci myslia na rovnaký typ situácie, výsledok sa ľahšie interpretuje.

Keď sa zobrazia výsledky, doprajte každému pár tichých minút, aby si prečítal tie svoje, skôr než sa začne čokoľvek zdieľať. Niekoho výsledok poteší, iného prekvapí a ďalší s ním nebude súhlasiť. Všetky tieto reakcie sú v poriadku. O tom, či výsledok sedí, rozhoduje človek, ktorý test vyplnil.

Stručne vysvetlite podobu výsledku: najsilnejšia farba, druhá najsilnejšia farba a percentuálne rozloženie všetkých štyroch. Upozornite, že percentá dodávajú názvu na prvom mieste dôležitý kontext. Človek s 31 percentami modrej a 29 percentami zelenej má iný profil než niekto s 55 percentami modrej, hoci u oboch je modrá najsilnejšia.

Test obsahuje aj kontrolu konzistentnosti odpovedí na súvisiace otázky. Ak má niekto nízku konzistentnosť, jeho výsledok posudzujte opatrnejšie. Neznamená to, že urobil niečo zle. Vysvetlite to ešte pred začiatkom, aby nikto nemal pocit, že naňho ukazujete prstom.

Mapa tímu bez nálepkovania ľudí

Mapa tímu ľuďom utkvie v pamäti, no treba s ňou zaobchádzať citlivo. Na tabuľu alebo spoločnú digitálnu plochu nakreslite veľký štvorec rozdelený na štyri farebné časti. Pozvite účastníkov, aby bodkou označili miesto, kam podľa nich patrí ich kombinácia farieb: blízko stredu pri vyrovnanom rozložení, bližšie k rohu pri výraznej preferencii alebo medzi dvoma časťami, ak sú ich dve najsilnejšie farby tesne pri sebe. Mená sú dobrovoľné. Ak si tím ešte len buduje dôveru, anonymné bodky sú dobrá voľba.

Potom hovorte o mape ako o celku. Užitočná poznámka môže znieť: „Väčšina našich bodiek je na strane rýchleho postupu a zamerania na úlohy, takže možno preskakujeme kontrolu detailov.“ Alebo: „Na mape máme málo žltej. Kto nám dodá energiu, keď sa dlhý projekt zasekne?“ Menej užitočné je: „Takže Tomáš je náš červený.“ Každý komentár vracajte k tímu a jeho práci.

Popisy jednotlivých častí mapy nechajte jednoduché. Napíšte názvy štyroch farieb a krátky opis správania bez hodnotiacich výrazov. Hravé označenie ako „pomalý kút“ môže v miestnosti vyvolať smiech, no ľuďom môže zostať ako trvalá nálepka.

Dve cvičenia, z ktorých vzídu dohody o spolupráci

Tieto cvičenia pretavia rozhovor do praktických dohôd. Obe fungujú rovnako: každý odpovie na konkrétnu otázku na papier alebo samolepiaci lístok, odpovede sa umiestnia tak, aby ich všetci videli, a skupina hľadá rozdiely, ktoré sú dôležité pri každodennej práci. Zapojí sa každý bez ohľadu na to, či prezradil svoju farbu.

Prvé cvičenie sa pýta, ako chce každý dostávať naliehavé požiadavky. Všetci napíšu tri krátke odpovede: ktorý komunikačný kanál im vyhovuje, čo má správa obsahovať a čo im pri naliehavej požiadavke spôsobuje stres. Kolega, u ktorého prevažuje červená, môže chcieť jednu vetu s termínom. Človek s najsilnejšou modrou môže pred začatím potrebovať súvislosti a jasnú predstavu o tom, čo má byť výsledkom. Kolega s prevahou zelenej môže povedať, že mu naliehavé požiadavky neprekážajú, ale nie vtedy, keď prídu bez varovania na konci dňa. Z odpovedí vytvorte krátke tímové pravidlo, napríklad: naliehavé požiadavky posielame cez chat, začíname slovom „naliehavé“ a uvádzame termín aj očakávaný výsledok.

Druhé cvičenie sa pýta, ako podľa každého vyzerá dobrá porada. Všetci doplnia dve vety: „Porada mi stála za čas, keď...“ a „Z porady odchádzam frustrovaný alebo frustrovaná, keď...“ Pozbierajte lístky a rozdeľte ich podľa tém, napríklad jasné rozhodnutie na konci, program poslaný vopred, priestor veci prediskutovať alebo možnosť povedať svoj názor bez súperenia o slovo. Vyberte jednu či dve zmeny, ktoré vyskúšate na ďalších štyroch pravidelných poradách tímu.

Pri oboch cvičeniach sa držte toho, ako prebieha spolupráca. Ak sa rozhovor zmení na debatu o návykoch jedného človeka, vráťte ho k dohode, ktorú skupina spisuje.

Otázky na spoločné zhodnotenie

Dobré otázky na záver sa týkajú situácií a správania, nie farby konkrétneho človeka. Postupne vyzvite každého, aby stručne odpovedal, no nechajte mu možnosť neodpovedať. Tichší ľudia tak dostanú priestor bez toho, aby boli pod tlakom.

• Ktorá časť výsledku zodpovedá tomu, ako pracujete v tomto tíme, a ktorá nie?
• Kedy sa tomuto tímu pracuje najlepšie a aké preferencie sa vtedy prejavujú?
• Kde medzi nami zvyčajne vznikajú nezhody: pri termínoch, odovzdávaní úloh, rozhodnutiach alebo spätnej väzbe?
• Čo by podľa vás kolegovia mali vedieť o tom, ako vám najlepšie oznámiť nepríjemnú správu?
• Ktoré naše zvyklosti niektorým vyhovujú, no iným nenápadne pridávajú prácu?
• Čo jednu vec urobíte budúci týždeň inak a podľa čoho to ostatní spoznajú?

Časté chyby, ktoré môžu pokaziť dobrý workshop

Workshop o farbách môže narušiť niekoľko bežných chýb. Kto workshop vedie, mal by si dať pozor na každú z nich.

• Používanie výsledkov pri hodnotení pracovného výkonu: len čo sa farba stane súčasťou hodnotenia, workshop prestane pôsobiť ako dobrovoľná príležitosť na zamyslenie.
• Prezývky, ktoré sa uchytia: označenie ako „náš červený buldozér“ môže spočiatku vyzerať nevinne, ale zaškatuľkuje človeka a kolegovia ho možno prestanú vnímať v širších súvislostiach.
• Verejné vykladanie výsledkov druhých: veta „To vysvetľuje, prečo toľko namietaš“ mení priestor na sebapoznanie na hodnotenie zo strany niekoho iného.
• Nátlak na zdieľanie: aj dobre mienená otázka cez stôl „Čo ti vyšlo?“ znamená, že súkromie je dobrovoľné len na papieri.
• Vnímanie výsledku ako nemenného: ľudia sa prispôsobujú svojim úlohám a situáciám a ich kombinácia farieb môže v inom prostredí alebo období vyzerať inak.
• Záver bez dohôd: na poznatky sa ľahko zabudne, preto na konci zaznamenajte aspoň jednu praktickú dohodu.

Čo test je a čo nie je

ColorType je dobrovoľné sebahodnotenie založené na behaviorálnom modeli DISC a práci Williama Moultona Marstona. Opisuje preferencie v správaní vrátane toho, ako človek pristupuje k práci a komunikácii, keď si situácia nevyžaduje inú reakciu. Nemeria schopnosti, pracovný výkon, inteligenciu ani potenciál a žiadna farba nie je lepšia než ostatné.

Nie je to klinický ani diagnostický nástroj, nehodnotí duševné zdravie a nie je to psychometricky validovaný nástroj. Nesmie byť jediným podkladom pri rozhodovaní o prijatí do zamestnania, povýšení, výbere uchádzačov, obsadzovaní pracovných pozícií ani pri akomkoľvek inom rozhodovaní o niečej obžive. Na workshope má slúžiť na otvorenie rozhovoru. Povedzte to tímu na začiatku zrozumiteľnými slovami, aby každý chápal účel aj hranice cvičenia.

Čo urobiť o mesiac

Približne štyri týždne po workshope vyhraďte 20 minút na pravidelnej tímovej porade. Nahlas prečítajte dohody. Pri každej sa opýtajte na tri veci: stále ju dodržiavame, pomohla nám a treba ju zmeniť? Ak sa niektorá dohoda prestala dodržiavať, porozprávajte sa, či nebola príliš neurčitá alebo ambiciózna.

Spýtajte sa tiež, či niekto nezažil, že sa poznatky z workshopu použili nepríjemným spôsobom, napríklad sa z farby stal vtip alebo skratka pri debate o obsadení tímu. Ponúknite možnosť upozorniť na problém v súkromí. Ak sa niečo také stalo, riešte to priamo a znovu pripomeňte pravidlá.

Napokon si overte, či tím dodržal plán týkajúci sa poznámok. Ak sa mala mapa tímu vymazať, vymažte ju a povedzte to všetkým. Keď prídu noví ľudia, oboznámte ich s dohodami o spolupráci, nie s tým, u koho prevláda ktorá farba. Ak budú chcieť, test si môžu urobiť sami.