Så ger du feedback till olika personlighetstyper (med exempel)

Två teamledare ger samma feedback samma dag. En kvartalsrapport har skickats ut med fel siffror för regionerna, och en kund har upptäckt det. Den ena tar upp felet på 30 sekunder i slutet av ett dagligt avstämningsmöte. Den andra bokar ett enskilt möte, tar med den rättade filen och går igenom hur felet uppstod. Båda sätten passar vissa personer bättre än andra. Innehållet är detsamma. Tidpunkten, sammanhanget, detaljnivån och den första meningen är det inte.

Den här guiden handlar om hur du ger och tar emot feedback från kollegor som lutar åt rött, gult, grönt eller blått i fyrfärgsmodellen. För varje färg går vi igenom när och var det passar att ge feedback, hur mycket detaljer som behövs, vad du kan säga först, vad som ofta gör att budskapet tas emot fel och vilka raka formuleringar du kan använda. Vi tittar också på hur personer med olika färgpreferenser brukar ge feedback och hur du ber om den feedback du behöver.

Tre val som avgör hur feedbacken tas emot

Inför varje samtal gör du tre val, ofta utan att tänka på det. Det första gäller tidpunkten: direkt, senare samma dag eller på ett inbokat möte. Det andra gäller sammanhanget: inför andra, på tu man hand eller skriftligt. Det tredje gäller hur du börjar: med problemet, bakgrunden, relationen eller underlaget.

Ofta gör vi de valen utifrån vad vi själva föredrar. En chef som lutar åt rött ger vanligtvis feedback direkt och utan omsvep, eftersom det är vad chefen själv skulle vilja ha. En chef som lutar åt grönt väntar hellre tills de kan prata ostört och börjar varsamt. Inget av sätten är fel, men båda fungerar sämre för vissa kollegor. Att anpassa sig innebär att välja tidpunkt, sammanhang och inledning utifrån den som ska lyssna, utan att ändra själva innehållet.

Så ger du feedback till en kollega som lutar åt rött

Personer med en stark preferens för rött vill oftast få feedback snabbt, kortfattat och tydligt. De uppskattar raka besked och kan tappa tålamodet om inledningen blir lång eller budskapet lindas in så mycket att de måste tolka vad du menar. För många som lutar åt rött är det viktigare att få besked snabbt än att få det ostört. Men kritik inför det egna teamet kan ändå kännas som att deras auktoritet ifrågasätts, så ett enskilt samtal är säkrare.

Börja med problemet och hur det påverkade resultatet. Säg sedan vad du vill ska göras annorlunda, stanna upp och låt personen svara. Räkna med ett snabbt svar och kanske invändningar. Det är ofta ett tecken på engagemang, inte på att personen går i försvar. Det som brukar fungera dåligt är en lång inledning, vaga antydningar, beröm som bäddar in kritiken så väl att poängen försvinner och feedback utan en tydlig önskan om förändring.

• "Siffrorna för regionerna i rapporten var fel, och kunden upptäckte det. Jag vill att någon dubbelkollar siffrorna innan något skickas till en kund."
• "Du fattade beslut om leverantören utan att ta med teamet. Beslutet kan vara rätt, men två personer känner sig nu överkörda. Fråga dem först nästa gång."
• "Vad behöver du från mig för att det här ska fungera?"

Så ger du feedback till en kollega som lutar åt gult

Personer med en stark preferens för gult vill oftast få feedback i ett samtal snarare än skriftligt, eftersom tonen är en del av budskapet för dem. Ett kort mejl med kritik kan uppfattas som ilska eller avståndstagande. Ge korrigerande feedback på tu man hand. Beröm kan du gärna ge inför andra, och det betyder ofta mycket.

Börja med att visa att relationen är viktig, och var sedan konkret om beteendet snarare än att beskriva personen. Håll dig till ett exempel, en följd och en förändring. Kom överens om nästa steg och skriv ner det tillsammans, eftersom ett trevligt samtal kan sluta med att ni minns olika saker. Det som brukar fungera dåligt är kritik inför andra, en kylig ton, svepande omdömen om attityd och en lång lista med problem på en gång.

• "Jag tycker om att jobba med dig, och jag vill prata om en sak som skapar problem."
• "På de två senaste kundmötena lovade du datum innan du stämde av med teamet. Båda gångerna fick vi flytta dem. Kolla med mig innan du bekräftar ett datum nästa gång."
• "Vi skriver ner vad vi kom överens om, så att vi båda har samma bild."

Så ger du feedback till en kollega som lutar åt grönt

Personer med en stark preferens för grönt vill oftast få feedback i enrum, lugnt och utan tidspress. Berätta i förväg vad mötet ska handla om så att det inte kommer som en överraskning, men låt det inte gå flera dagar mellan inbjudan och samtalet. Långvarig ovisshet kan kännas värre än själva feedbacken.

Börja med syftet och relationen. Beskriv sedan problemet tydligt och avgränsa det, så att personen inte tar på sig mer skuld än vad som är rimligt. Fråga hur personen ser på saken och ge tid att svara. Det kan behövas en dag för att samla tankarna, så erbjud ett uppföljande samtal. Var samtidigt försiktig så att du inte tonar ner budskapet tills det försvinner. Den som lutar åt grönt kan gå därifrån och tro att problemet var litet om du aldrig säger rakt ut att det är viktigt. Det som brukar fungera dåligt är kritik inför andra, höjd röst, oväntad feedback i korridoren och press att svara direkt.

• "Jag skulle vilja ta en kvart i eftermiddag och prata om överlämningen till det nya teamet. Det är inget akut, men jag vill att vi får det rätt."
• "Leverantörernas kontaktuppgifter saknades i överlämningsdokumentet, och det nya teamet förlorade två dagar. Det här är en brist i ett arbete som annars är väldigt pålitligt, och jag behöver att den är åtgärdad till nästa överlämning."
• "Hur såg det ut från ditt håll? Du kan också fundera på det och återkomma i morgon."

Så ger du feedback till en kollega som lutar åt blått

Personer med en stark preferens för blått vill oftast ha feedback som är konkret, korrekt och grundad i fakta. De föredrar ofta att få den skriftligt först, eller åtminstone att ha detaljerna framför sig under samtalet. Ett enskilt samtal fungerar bäst. Ge personen tid att gå igenom informationen innan du väntar dig ett fullständigt svar.

Börja med fakta och vilka krav du utgår från. Ta med exempel. Om du är osäker på något, säg det. Ett överdrivet påstående leder lätt till frågor och kan göra resten av budskapet mindre trovärdigt. Räkna med frågorna och se dem som ett tecken på engagemang. Det som brukar fungera dåligt är vaga intryck som "folk tycker att du jobbar långsamt", fel i dina egna uppgifter, känslomässiga beskrivningar och krav på att personen ska hålla med direkt.

• "Jag vill prata om hur lång tid granskningen av marsavtalen tog. Här är datumen. Snittet var nio dagar, och vi hade kommit överens om fem."
• "Granskningarna håller hög kvalitet. Problemet är tiden. För standardavtal räcker en enklare kontroll. Kan vi bestämma vad den ska innehålla?"
• "Ta en dag och titta på siffrorna, så kommer vi överens om en plan på torsdag."

Så brukar personer med olika färgpreferenser ge feedback

Om du förstår hur andra brukar ge feedback blir det lättare att ta emot den utan att tolka in något de inte menar.

Kollegor som lutar åt rött ger ofta feedback snabbt och rakt på sak, utan att först lyfta fram något positivt. Kritiken gäller vanligtvis arbetet, inte dig som person. Fråga vilket resultat de vill se, så får du ofta ett tydligt svar. Kollegor som lutar åt gult uttrycker sig oftast varmt och ibland indirekt. De kan också undvika kritik för att värna relationen. Om du inte förstår vad de menar, be dem nämna en konkret sak du ska ändra.

Kollegor som lutar åt grönt ger ofta feedback varsamt och kan antyda problemet i stället för att säga det rakt ut. En kommentar som "Du kanske ska titta på tidsplanen igen" kan signalera ett verkligt problem. Fråga rakt ut hur allvarligt det är. Kollegor som lutar åt blått ger oftast detaljerad, skriftlig feedback där varje problem finns med. En lång lista betyder inte nödvändigtvis att arbetet är dåligt. Fråga vilka två punkter som är viktigast.

Så ber du om den feedback du behöver

Att vänta på att få feedback på det sätt du föredrar fungerar sällan. Det är enklare att be om det du behöver. Berätta vad som hjälper dig och gör det lätt för andra att svara. Det fungerar oavsett färgpreferens och är särskilt användbart när den andras sätt skiljer sig mycket från ditt.

Om du lutar åt rött kanske du vill ha kortare feedback, men du kan också behöva bjuda in till den tydligt eftersom vissa kollegor drar sig för att kritisera en person som är så rak. Om du lutar åt gult, be om konkreta exempel och skriftlig uppföljning. Om du lutar åt grönt, säg uttryckligen att du vill ha ärlig kritik, inte bara lugnande ord. Om du lutar åt blått, be om huvudpoängen först och detaljerna sedan.

• "Börja med det viktigaste. Jag frågar om detaljerna om jag behöver dem."
• "Vad är en sak jag borde göra annorlunda i nästa projekt?"
• "Var gärna rak mot mig. Jag hör det hellre nu än på utvecklingssamtalet."
• "Kan du skicka två eller tre exempel så att jag förstår mönstret?"
• "Om du skulle placera det här någonstans mellan en liten justering och ett allvarligt problem, var hamnar det?"

Feedback i formella uppföljningssamtal

Vid kvartalsvisa eller årliga uppföljningssamtal gäller samma anpassningar, men bedömningsgrunderna får inte ändras. Alla ska bedömas mot samma mål och utifrån samma slags underlag, oavsett preferens. Att anpassa hur feedbacken ges kan betyda att en person får en skriftlig sammanfattning i förväg och en annan får huvudpoängen först. Det betyder inte att någon ska bedömas bättre eller sämre på grund av sin stil.

Ta inte med någons färgpreferens i en prestationsbedömning och använd den inte som förklaring till personens prestation. "Typiskt blå, för långsam" är en etikett, inte feedback. Beskriv beteendet och dess följder, och lämna modellen utanför dokumentationen.

Vad färgerna kan och inte kan bidra med här

Det här testet är en frivillig självskattning baserad på beteendemodellen DISC. Det är inte ett kliniskt eller diagnostiskt verktyg, bedömer inte psykisk hälsa och är inte ett psykometriskt validerat instrument. Det beskriver beteendepreferenser, inte förmåga eller prestation.

Det får inte vara den enda grunden för beslut om anställning, befordran, urval, bedömningar eller andra beslut som påverkar någons försörjning. Dess roll när du ger feedback är begränsad: att hjälpa dig välja tidpunkt, sammanhang och inledning så att budskapet har större chans att nå fram.