Så håller du en workshop om personlighetsfärger med ditt team

En teamworkshop som utgår från ett personlighetstest kan landa på två helt olika sätt. I bästa fall går deltagarna därifrån med konkreta överenskommelser om hur de ska arbeta tillsammans: hur de markerar att en förfrågan är brådskande, hur långt i förväg någon behöver få veta att ett beslut ska fattas och vem som hellre tar ett samtal än en lång chattdiskussion. I sämsta fall går de därifrån med smeknamn på varandra. Skillnaden ligger sällan i testet. Den ligger i förberedelserna och hur workshopen leds.

Den här guiden är till för dig som är teamledare eller arbetar med HR och vill hålla ett pass på 60 till 90 minuter med det kostnadsfria ColorType-testet, en självskattning med fyra färger som bygger på DISC-modellen. Du får veta vad du behöver förbereda, hur en tidsatt agenda kan se ut, vilka två övningar du kan använda, vilka frågor du kan ställa efteråt, vilka vanliga misstag du bör undvika och vad du kan göra en månad senare. Guiden förutsätter att du känner till grunderna om röd, gul, grön och blå. Om inte, börja med att läsa översikten över de fyra färgtyperna.

Vad en färgworkshop kan och inte kan göra för ett team

Ett bra pass ger teamet ett neutralt språk för olikheter som annars lätt beskrivs som brister hos en person. "Hon är så långsam" kan bli "hon vill se siffrorna innan hon bestämmer sig". Då blir det lättare att prata om vardagliga skav utan att någon känner sig påhoppad. Under passet kommer också praktiska önskemål fram som sällan tas upp av sig själva, till exempel om någon vill få återkoppling skriftligt eller öga mot öga.

Ett pass kan inte lösa en konflikt som egentligen handlar om arbetsbelastning, lön, otydliga roller eller ett beslut som medarbetarna inte håller med om. Om ditt team brottas med något sådant kan en personlighetsworkshop uppfattas som ett försök att slippa ta itu med problemet. Ta tag i den verkliga frågan först, eller sätt åtminstone ord på den. Håll workshopen när teamet kan se den som något användbart, inte som en avledningsmanöver.

Skriv ner målet i en mening innan du planerar något annat. Till exempel: när vi är klara ska vi vara överens om hur vi lämnar över brådskande arbete och hur ett bra veckomöte ser ut för oss. Ett konkret mål hindrar passet från att bli en timme där alla bara beskriver sig själva.

Före passet: frivillighet, integritet och spelregler

Förtroendet för en sådan här workshop byggs redan innan någon öppnar testet. Skicka ett kort meddelande en vecka i förväg där du förklarar syfte, upplägg och spelregler. Ge också deltagarna möjlighet att ställa frågor enskilt.

Se till att deltagandet verkligen är frivilligt. Det ska gå att avstå från testet, vara med utan att dela något eller avstå från hela passet. Fråga inte efteråt varför någon valde att avstå. Om det finns ett socialt tryck att delta ökar risken att människor svarar som de tror att andra vill.

• Frivilligt deltagande: både testet och passet är frivilliga, och det får inga konsekvenser att avstå.
• Ingen måste dela sitt resultat: var och en kan hålla det helt privat och ändå delta i alla övningar.
• Det går bra att dela delar av resultatet: den som vill kan berätta bara sin främsta färg eller sina två främsta färger, utan att visa procentfördelningen.
• Resultatet tillhör personen: den som leder passet samlar inte in skärmbilder eller för något kalkylblad, om inte hela teamet uttryckligen godkänner det.
• Ingen användning vid utvärderingar: resultaten ska inte förekomma i utvecklingssamtal, diskussioner om befordran, bemanning av projekt eller andra beslut om någons arbete.
• En överenskommen slutpunkt: bestäm i förväg vad som ska hända med sådant som dokumenteras under passet, till exempel en teamkarta på en whiteboard, och när det ska raderas.

Exempel på agenda för 90 minuter

Agendan nedan fyller 90 minuter. Om du har 60 minuter kan du be deltagarna göra testet i förväg och stryka den andra övningen eller ta den vid ett senare möte. Ha tiderna synliga på en skärm eller vägg så att passet slutar i tid.

• Minut 0 till 10, syfte och spelregler: säg målet i en mening, upprepa integritetsreglerna högt och förklara kort vad de fyra färgerna beskriver och inte beskriver.
• Minut 10 till 20, testet: alla som vill delta gör testets 21 frågor på sin egen telefon eller dator. Räkna med cirka 5 minuter för testet och använd resten av tiden som marginal för att läsa resultatet.
• Minut 20 till 30, egen reflektion: var och en skriver ner en del av resultatet som stämmer med hur de arbetar och en del som inte gör det. Ingen delar med sig ännu.
• Minut 30 till 45, frivillig teamkarta: de som vill placerar sig på kartan. Sedan pratar gruppen om mönster i teamet snarare än om enskilda personer.
• Minut 45 till 65, övning ett: så vill jag få en brådskande förfrågan.
• Minut 65 till 80, övning två: så ser ett bra möte ut för mig.
• Minut 80 till 90, överenskommelser och avslutning: skriv ner två eller tre konkreta överenskommelser om hur ni ska arbeta, bekräfta vad som händer med anteckningarna och bestäm ett datum för uppföljning.

Att göra testet och läsa resultaten tillsammans

Be deltagarna utgå från ett sammanhang när de svarar: hur de beter sig på jobbet under en vanlig vecka, inte när en deadline är som mest pressande och inte hemma. Testet är en självskattning, så resultatet speglar hur var och en ser på sitt eget beteende. Om alla har ett sammanhang i åtanke blir resultatet lättare att tolka.

När resultaten visas, ge alla några ostörda minuter att läsa sitt eget innan något delas. Vissa blir nöjda, andra förvånade och några håller inte med om resultatet. Alla de reaktionerna är rimliga. Den som gjort testet avgör själv om resultatet stämmer.

Förklara kort hur resultatet är uppbyggt: en främsta färg, en näst starkaste färg och en procentfördelning mellan alla fyra. Påpeka att fördelningen ger mer sammanhang än bara färgen som står överst. En person med 31 procent blått och 29 procent grönt har en annan profil än någon med 55 procent blått, även om blått är den främsta färgen för båda.

Testet innehåller också kontroller av hur konsekvent svaren på närliggande frågor hänger ihop. Om någons resultat visar låg samstämmighet bör det tolkas extra försiktigt. Det betyder inte att personen har gjort något fel. Förklara detta innan deltagarna börjar, så att ingen känner sig utpekad.

Gör en teamkarta utan att sätta etiketter på folk

Teamkartan brukar fastna i minnet, men den behöver hanteras varsamt. Rita en stor fyrkant indelad i fyra färgade fält på en whiteboard eller en gemensam digital tavla. Bjud in deltagarna att sätta en prick där de tycker att deras blandning passar: nära mitten om färgerna är jämnt fördelade, längre ut mot ett hörn om en färg dominerar tydligt eller mellan två fält om de två främsta färgerna ligger nära varandra. Det är frivilligt att skriva namn. Anonyma prickar är ett bra val om förtroendet i gruppen fortfarande håller på att byggas upp.

Prata sedan om kartan som helhet. En användbar iakttagelse kan låta så här: "De flesta av våra prickar ligger på den snabba, uppgiftsinriktade sidan, så vi kanske hoppar över steget där någon kontrollerar detaljerna." Eller: "Vi har inte mycket gult på kartan, så vem hjälper oss att få tillbaka energin när ett långt projekt tappar fart?" En mindre användbar kommentar är: "Jaha, då är Tom vår röda person." Styr tillbaka kommentarerna till teamet och arbetet.

Håll fälten enkla. Skriv de fyra färgernas namn och en kort beskrivning av beteenden, utan värderande ord. En skämtsam etikett som "det långsamma hörnet" kan locka till skratt i stunden, men den kan också bli en stämpel som lever kvar.

Två övningar som leder till överenskommelser

De här övningarna gör samtalet till praktiska överenskommelser. Båda följer samma upplägg: var och en besvarar en konkret fråga på ett papper eller en post-it-lapp, svaren sätts upp så att alla kan se dem och gruppen letar efter skillnader som spelar roll i det dagliga arbetet. Alla kan delta, oavsett om de har delat sin färg eller inte.

I den första övningen får var och en beskriva hur de helst vill få en brådskande förfrågan. Alla skriver tre korta svar: vilken kanal som fungerar bäst, vad meddelandet behöver innehålla och vad som gör en brådskande förfrågan stressande. En kollega som lutar åt rött kanske vill ha en enda rad med deadline. Någon som främst är blå kanske vill ha bakgrunden och en tydlig definition av vad som ska vara klart innan arbetet börjar. En kollega som lutar åt grönt kanske tycker att brådskande förfrågningar är okej, men inte om de kommer utan förvarning i slutet av dagen. Gör om svaren till en kort regel för teamet, till exempel: brådskande förfrågningar skickas i chatten, börjar med ordet brådskande och innehåller både deadline och vad som ska vara klart.

I den andra övningen får var och en beskriva hur ett bra möte ser ut för dem. Alla avslutar två meningar: "Ett möte var värt min tid när..." och "Jag lämnar ett möte frustrerad när..." Samla in lapparna och sortera dem efter teman, till exempel ett tydligt beslut i slutet, en agenda som skickas ut i förväg, tid att resonera tillsammans eller att bli inbjuden att säga sin mening i stället för att behöva kämpa om ordet. Välj en eller två förändringar att prova under teamets fyra kommande ordinarie möten.

Håll båda övningarna inriktade på hur arbetet blir gjort. Om samtalet övergår i en diskussion om en persons vanor, för det tillbaka till överenskommelsen som gruppen håller på att skriva.

Frågor som får igång ett bra samtal efteråt

Bra frågor efter övningarna handlar om situationer och beteenden, inte om någons färg. Gå laget runt och bjud in var och en att svara kort, med möjlighet att avstå. Då får även de som brukar vara tystare utrymme att prata utan att känna sig pressade.

• Vilken del av ditt resultat stämmer med hur du arbetar i det här teamet, och vilken del gör det inte?
• När fungerar det här teamet som bäst, och vilka önskemål om arbetssätt märks i de stunderna?
• Var uppstår det oftast friktion hos oss: kring deadlines, överlämningar, beslut eller återkoppling?
• Vad önskar du att dina kollegor visste om hur du helst vill få dåliga nyheter?
• Vilka av våra vanor passar några av oss, men skapar extra arbete för andra utan att vi märker det?
• Vad är en sak du ska göra annorlunda nästa vecka, och hur skulle vi andra märka det?

Vanliga misstag som kan förstöra en bra workshop

Flera vanliga misstag kan undergräva en färgworkshop. Den som leder passet behöver vara uppmärksam på dem.

• Att använda resultaten i utvecklingssamtal: så fort en färg blir en del av en utvärdering känns workshopen inte längre som en frivillig reflektionsövning.
• Att låta skämtsamma etiketter fastna: ett smeknamn som "vår röda ångvält" kan verka harmlöst först, men det placerar någon i ett fack som kollegorna kanske slutar se bortom.
• Att tolka enskilda personer inför gruppen: att säga "det förklarar varför du säger emot så ofta" förvandlar en övning i självreflektion till någon annans omdöme.
• Att pressa folk att dela med sig: att fråga "vad fick du?" över bordet, även i all välmening, gör integriteten frivillig bara på papperet.
• Att se resultatet som något oföränderligt: människor anpassar sig till sina roller och situationer, och deras färgblandning kan se annorlunda ut i ett annat sammanhang eller vid en annan tidpunkt.
• Att avsluta utan överenskommelser: insikter är lätta att glömma, så avsluta med att skriva ner minst en praktisk överenskommelse.

Vad testet är och inte är

ColorType är en frivillig självskattning som bygger på beteendemodellen DISC och William Moulton Marstons arbete. Den beskriver beteendepreferenser, bland annat hur någon tar sig an arbete och kommunikation när situationen inte kräver ett annat sätt att agera. Den mäter inte förmåga, prestation, intelligens eller potential, och ingen färg är bättre än någon annan.

Det är inte ett kliniskt eller diagnostiskt verktyg, det bedömer inte psykisk hälsa och det är inte ett psykometriskt validerat instrument. Det får inte vara den enda grunden för beslut om anställning, befordran, urval, bemanning eller andra beslut som påverkar någons försörjning. På en workshop ska testet fungera som en ingång till samtal. Säg det till teamet med enkla ord i början, så att alla förstår övningens syfte och begränsningar.

Följ upp en månad senare

Ungefär fyra veckor efter passet avsätter ni 20 minuter på ett ordinarie teammöte. Läs upp överenskommelserna. Ställ tre frågor om var och en: gör vi fortfarande så här, har det hjälpt och behöver vi ändra något? Om en överenskommelse har runnit ut i sanden kan ni fråga er om den var för vag eller för ambitiös.

Fråga också om något från workshopen har använts på ett sätt som känts obekvämt, till exempel om en färg har blivit ett skämt eller använts som en förenklande etikett i en diskussion om bemanning. Erbjud ett sätt att ta upp sådana frågor enskilt. Om det har hänt, ta tag i det direkt och upprepa spelreglerna.

Kontrollera till sist att teamet har följt planen för anteckningarna. Om teamkartan skulle raderas, radera den och berätta det för alla. När nya personer börjar, berätta om era överenskommelser om hur ni arbetar i stället för vem som har vilken färg som sin främsta. De kan göra testet själva om de vill.